FAQs

Heeft je instelling een SURFfilesender-licentie? Log in op SURFfilesender en selecteer dan je instelling. Niet in de lijst? Dan heeft deze geen SURFfilesender-licentie afgesloten. Neem contact op met je instellingshelpdesk om je opties te bespreken.

Op uitnodiging van een SURFfilesender-gebruiker kun je ook bestanden uitwisselen. Diegene stuurt je dan een voucher en nodigt je zo uit om SURFfilesender (eenmalig) te gebruiken.

Je kunt per transfer maximaal 1 TB aan data versturen.

De maximale bestandsgrootte per upload is 1 TB. 

Kies je voor versleuteling, dan is de maximale bestandsgrootte 2 GB.

Standaard zijn je bestanden tot 14 dagen na versturen beschikbaar. Niet lang genoeg? Pas deze termijn handmatig aan naar maximaal 3 weken.

Nee. Up- of download via SURFfilesender met iedere moderne, up-to-date browser, zonder extra voorwaarden.

Ja, SURFfilesender heeft een API. Log eerst in op SURFfilesender, stel daarna je vragen aan de API. Controleer wel nog even of je een geldige browsersessie hebt. De REST API interface kun je alleen via diezelfde browsersessie gebruiken.

Neem contact op met de helpdesk van je instelling, als je een probleem hebt met inloggen op SURFfilesender.

Vink op de uploadpagina ‘encryptie’ aan, om bestanden extra te beveiligen met versleuteling. Bedenk een sleutel (wachtwoord) die je zelf makkelijk kunt onthouden. Ben je klaar met uploaden en versturen? Neem contact op met de ontvanger om je sleutel door te geven. Doe dit via een ander kanaal dan e-mail, bijvoorbeeld telefonisch of per sms. Met deze sleutel kan hij direct je bestanden downloaden. Je browser ver- en ontsleutelt bestanden tijdens het up- en downloaden. Extra software is dus niet nodig. Let op: versleuteling kan alleen bij bestandsgrootte onder de 2 GB.

Je kunt gewoon met een onderbroken of geannuleerde upload verdergaan. SURFfilesender herkent het, als je hetzelfde bestand opnieuw verzendt met dezelfde naam. Je voortgangsbalk start waar de vorige upload werd stopgezet.

Ja, dat kan. Hernoem wel nog even je bestand, voordat je het een tweede keer verstuurt. Zo weet je zeker dat SURFfilesender al je veranderingen goed doorvoert.

Als een upload voltooid is, zie je een groen vinkje. Dit vinkje zie je alleen als je een browser gebruikt die  up-do-date is en HTML5 ondersteunt.

Vraag je ontvanger zijn ongewenste e-mail te controleren. Daar vind hij de e-mail van SURFfilesender met de downloadlink terug. Controleer je overzicht in 'Mijn transfers'. Vind je de uploads terug? Controleer dan ook of je het juiste verzendadres hebt opgegeven.

Geen probleem. Log in op SURFfilesender en ga dan naar het tabblad ‘Mijn Bestanden'. Hier kun je bestanden verwijderen. De ontvanger krijgt dan een bericht waarin staat dat het bestand niet langer beschikbaar is.

Ja, dat kan. Met SURFfilesender kun je bestanden uitwisselen met iedereen, dus ook met personen of organisaties zonder licentie. Verstuur dan een uitnodigingsvoucher met daarin een link. Daarmee kan je ontvanger up- of downloaden. Deel 1 of meer vouchers uit, tot maximaal 50 vouchers en verstuur ze aan 1 of meerdere ontvangers tegelijk. De vouchers zijn 60 dagen geldig. Let erop dat je er slechts 1 persoon per keer kunt versturen. De ontvanger van een voucher kan ook bestanden verzenden aan derden.

Nee, dat kan niet. Stel een notificatie in voor wanneer je bestanden worden gedownload. Bekijk ook je transferoverzicht. Hier zie je hoe vaak je uploads zijn gedownload en door welk e-mailadres.

Je instelling is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens.

SURF levert de dienst SURFfilesender. Onderwijs- en onderzoeksinstellingen binnen Nederland kunnen deze dienst afnemen. Instellingen bieden SURFfilesender vervolgens aan hun gebruikers aan (veelal studenten, onderzoekers en medewerkers van die instelling). Bij gebruik van deze dienst worden persoonsgegevens verwerkt. De afnemende instelling is juridisch gezien verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens. SURF heeft de rol van verwerker namens de instelling. Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens is je instelling dus het eerste aanspreekpunt.

We verwerken de volgende persoonsgegevens:

• voornaam
• achternaam
• e-mailadres
• organisatie (want die staat meestal in je e-mailadres)
• loggegevens
• IP-adres
• onderwerp van verzonden bestand
• onderwerp van verzonden voucher
• onderwerp van gedownload bestand
• bestandsnaam
• eduPersonTargetedID (een willekeurige tekenreeks die SURFfilesender gebruikt om onderscheid te maken tussen gebruikers)
• e-mailadres van ontvangende gebruiker

We hebben je persoonsgegevens nodig om SURFfilesender-functionaliteiten te leveren en om wettelijke verplichtingen na te komen. Je persoonsgegevens bewaren we niet langer dan nodig is om hieraan te kunnen voldoen.

Persoonsgegevens die we verwerken voor de juiste werking van de dienst (logging, back-upvoorzieningen enzovoort) bewaren we maximaal 4 maanden.

Alleen de beheerders van de dienst hebben toegang tot je persoonsgegevens. Zij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor SURFfilesender-dienstverlening.

You can use SURFfilesender if your institution has acquired a SURFfilesender licence. When you log in to SURFfilesender, you are presented with a screen where you have to select your institution. If your institution is not listed, your institution doesn't have a SURFfilesender licence. Please contact your own institution's helpdesk to see what your options are.

You can also exchange files at the invitation of a SURFfilesender user. That person then sends you a voucher, inviting you to use SURFfilesender (once only).

You can send a maximum of 1 TB of data per transfer.

The maximum file size per upload is 1 TB.  If you use encryption, then the maximum file size is 2 GB.

By default, your files are available up to 14 days after sending. Not long enough? Adjust this period manually to a maximum of 3 weeks.

No, you can download uploaded files via SURFfilesender using any modern, up-to-date browser. There are no additional requirements for downloading files.

Yes, SURFfilesender has an API. First log in to SURFfilesender, then you can use the API. The restriction here is that you must have a valid browser session and you can only use the REST API interface through the same browser session.

If you have a problem logging into SURFfilesender you should contact your institution's helpdesk.

To use encryption for added security, tick the ‘encryption’ box on the upload page. Come up with a key (password) that you can easily remember and contact the receiver after uploading and sending your files to pass on the key. We advise you do this via a different channel than e-mail, for example by telephone or SMS. As soon as the receiver enters this key they can download the files. The encryption and decryption of files is done by the browser during uploading and downloading. Additional software is not necessary. Warning: to use encryption your filesize has to be less than 2 GB.

You can resume an interrupted or cancelled upload. To do this you have to re-send the same file with the same name. SURFfilesender recognises the file by its name. Once your upload has started you will see the progress bar start where the previous upload stopped.

Yes, you can. However, we advise that you rename the document before resending to be sure that all your changes have been correctly transferred.

When uploading a file, you will see a green tick once the file has been successfully uploaded. This tick will only be visible if you are using an up-do-date browser that supports HTML5.

Ask your recipient to check his junk mail. There he will find the email from SURFfilesender with the download link. Check your overview in 'My transfers'. Can you find the uploads? Check whether you have entered the correct email address.

No problem. Log in to SURFfilesender and then go to the ‘My Files’ tab. Here you have the option to delete one or more files. The recipient will receive a message that the file is no longer available.

Yes, you can. Using SURFfilesender you can send files to anyone you wish, including people and organisations without a licence. As a SURFfilesender user you can send these people a 'voucher' to upload/send files to you.

No, that's not possible. You can set a notification for when your files are downloaded. Also check your transfer overview. Here you can see how often your uploads have been downloaded and by which email address.

Your institution is responsible for the processing of your data.

SURFfilesender is a service provided by SURF and can be purchased by educational and research institutions within the Netherlands. Institutions can then offer SURFfilesender to their users (mostly students, researchers and employees of that institution). Personal data are processed when using this service. The institution that purchased SURFfilesender is legally accountable for the processing of this personal data and SURF has the role of processor on behalf of the institution. For questions about the processing of personal data your institution is the first point of contact.

We process the following personal data:

• first name
• last name
• e-mail address
• organization (because it is usually in your e-mail address)
• log data
• IP address
• subject of sent file
• subject of sent voucher
• subject of downloaded file
• filename
• eduPersonTargetedID (a random string that SURFfilesender uses to distinguish you from other users)
• e-mail address of receiving user

We do not store your personal data longer than is necessary for the delivery of the SURFfilesender service and no longer than is required to comply with legal obligations.

We store personal data that we process for the correct operation of the service (logging, back-up facilities, etc.) for a maximum of 4 months.

Only the administrators of the service have access to your personal data. They only use this information if necessary to provide you with services around SURFfilesender.