Document History

Abstract

...

Uiteindelijk zal er een hoeveelheid namen overblijven die als 'mogelijk dubbel' gekenmerkt zal worden en
met dit kenmerk zal worden ingevoerd. Deze categorie zal door deskundigen van de UB Groningen online
bekeken worden en manueel worden ontdubbeld met de daarvoor beschikbare functies in de catalogiseer-
client WInIBW.unmigrated-wiki-markup

Bij de gevonden thesaurus records zullen de Metis gegevens worden toegevoegd aan de reeds
aanwezige gegevens. Als er geen thesaurus records worden gevonden, wordt een nieuw record
aangemaakt op basis van de door de Metis databank aangeboden gegevens. (Zie ook \ [#Relatie tussen
bestaande en nieuwe velden\].)

Nadat de Metis gegevens in de thesaurus zijn verwerkt, wordt door Pica een lijst geproduceerd van alle
namen waaraan onderzoeksgegevens zijn toegevoegd. De lijst zal voor elke naam alle naams- en onder-
zoeksgegevens bevatten in een XML structuur. Op basis van deze lijst kunnen de PPN's (Pica productie-
nummers) als DAI's aan de gegevens in de Metis databank worden toegevoegd. Desgewenst kan deze lijst
twee keer worden gemaakt: de eerste keer voor alle namen die gevonden of ingevoerd zijn, de tweede keer
van de namen die door deskundigen van de UB zijn ontdubbeld. Als een Metis databank de aldaar
opgeslagen naamsgegevens wil verrijken met de naamsgegevens uit de thesaurus kan hiervoor dezelfde lijst
gebruikt worden. Zie ook #Export van thesauruswijzigingen en Appendix 2.

...

Wanneer in de Metis databank een naam niet aanwezig is, dan wel gevonden wordt zonder een DAI (naam
afkomstig uit universitaire administratie), moet een DAI worden 'aangemaakt'. Daartoe wordt in de Metis
interface een 'MAAK DAI' button aangeboden. Wanneer de button wordt geactiveerd, wordt een URL
samengesteld die er voor zorgt dat de gebruiker automatisch inlogt in het GGC en automatisch een zoek-
actie uitvoert naar in de persoonsnamenthesaurus aanwezige onderzoekers (zie ook #Benodigde URL's).
Indien er geen onderzoeker wordt gevonden, dient de gebruiker de zoekactie te herhalen voor alle in de
thesaurus aanwezige namen door het sleuteltype van de zoekvraag te wijzigen.unmigrated-wiki-markup

Als na een tweede zoekactie nog geen naam is gevonden, dient de gebruiker de 'MAAK NAAM' button te
klikken. Deze button zal aan daartoe bevoegde gebruikers worden aangeboden op de zoek template van het
Pica systeem. Na activering van deze button wordt een URL samengesteld met als inhoud de naam
waarmee gezocht is, uitgebreid met een aantal standaard gegevens die benodigd zijn om automatisch een
nieuw thesaurusrecord met onderzoeksgegevens aan te maken (zie ook \ [#Relatie tussen bestaande en
nieuwe velden\]).unmigrated-wiki-markup

Na een succesvolle zoekactie of na het aanmaken van een nieuw thesaurusrecord wordt de naam getoond
in een gelabelde presentatie. Op dat template zal aan daartoe bevoegde gebruikers de METIS button worden getoond voor het automatisch laten toevoegen van de Metis gegevens, beschreven in \[#Nieuwe velden\]. Na activeren van de METIS button verschijnt het onderstaande scherm: !img4.jpg|align=center!                                                          Invul de METIS button
worden getoond voor het automatisch laten toevoegen van de Metis gegevens, beschreven in [#Nieuwe
velden]. Na activeren van de METIS button verschijnt het onderstaande scherm: Image Added
                                                         Invul template

Nadat de door het systeem ingevulde velden door de gebruiker zijn gecontroleerd en zonodig verbeterd en door het systeem zijn geaccepteerd (Merk op dat het invul-template geen velden bevat voor mogelijke naamsvarianten; er wordt vanuit gegaan dat deze bij (nieuwe) onderzoekers die nog geen DAI hebben, nog niet voorkomen. Mogelijke naamsvarianten kunnen in later stadium met behulp van het proces #Ophalen van Metis wijzigingen worden toegevoegd. Op de templates is de term DAI vervangen door NTA (Neder-landse Thesaurus voor Auterursnamen)), worden alle gegevens nogmaals getoond met een 'DAI EXPORT"button die een URL activeert om het ppn naar Metis te transporteren. Metis kan het DAI-nummer toevoegenaan de reeds aanwezige naamsgegevens of, indien nodig de zojuist ingevoerde gegevens uit de thesaurus opgehalen door een 'GET PPN' URL te sturen. Afhankelijk van de URL-definitie worden de gegevens in een gelabelde of in een XML presentatie getoond. Onderstaande voorbeeld toont een gelabelde presentatie.
               Gelabelde presentatie met onderzoeksgegevens

...

Metis worden geconverteerd naar het Pica+ format en opgezocht in de thesaurus. Voor dit 'matchen' wordt
het PPN / DAI gebruikt. Theoretisch kan het voorkomen dat het gezochte thesaurusrecord niet meer aan-
wezig is; in dat geval wordt een foutmelding geschreven in een logfile.unmigrated-wiki-markup

Bij het verwerken van de updates worden bij elk gevonden thesaurusrecords per universiteit alle aanwezige
Metisnamen vervangen door de nieuwe namen en worden alle aanwezige onderzoeksblokken vervangen
door de nieuwe. Daarbij blijven de reeds toegekende onderzoeksblok productienummers (epn's) zoveel
mogelijk gehandhaafd. \ [Bijv.: aan een thesaurusrecord waren drie onderzoeksblokken toegevoegd; er wordt
nu een update aangeboden met twee onderzoeksblokken: de eerste twee blokken worden gemuteerd, het
derde wordt verwijderd.\]
Overwogen kan worden om, bij voorkeur in tweede instantie, na een succesvol verlopen pilot, het FTP
proces te vervangen door een web service die het mogelijk maakt om een mutatie in Metis direct naar de
thesaurus te sturen.

3.2.3 Export van thesauruswijzigingen

...

De onderzoeksgegevens hebben slechts in beperkte mate invloed op de gemeenschappelijke gegevens in
de persoonsnamenthesaurus: er wordt een veld door het systeem gegenereerd als aan een thesaurusrecord
onderzoeksgegevens worden toegevoegd en er wordt een veld toegevoegd dat wordt gebruikt wanneer bij
de initiële vulling vanuit onderzoeksbestanden mogelijk dubbele namen worden ingevoerd.

Toelichting:

1. Wordt per universiteit geactiveerd als een eerste onderzoeksblok wordt toegevoegd en wordt gedeactiveerd als het laatste blok wordt verwijderd.
2. Wordt in het thesaurus format niet getoond
3. Kan in overige presentaties worden omgezet in de naam van de instelling
4. Activering en de-activering worden in het GGC gelogd als update
5. Speelt bij thesaurus records (vooralsnog) geen rol bij zoeken en filteren

+Toelichting:+Dit veld wordt aan en nieuwe naam toegevoegd bij batch invoer, wanneer bij het matchen een naam
gevonden wordt met een gelijkheidswaarde die ligt tussen de waarden die gedefinieerd zijn voor samen-
voegen en voor nieuwe invoer; de ingevoerde naam is dus mogelijk dubbel en veld 038L bevat naast enige
administratieve informatie het PPN van de gevonden naam. Zie ook #Matchen van persoonsnamen.

...

Toevoegen van lokale velden, dus van Metis naamsgegevens, is alleen mogelijk als tevens een onderzoeks-
blok wordt toegevoegd.

Toelichting:

1. Dit veld is benodigd om DAI's (ppn's) te kunnen opnemen in de Metis databank; na afloop van hetproject kan bekeken worden of dit nummer opgeheven kan worden.

2.Het veld zal door het Pica systeem niet inhoudelijk worden gecontroleerd.
3. Het veld zal worden geïndexeerd.

+Toelichting:+Kenmerk 103Z wordt met behulp van WinIBW scripts toegevoegd indien onderzoeksgegevens worden
overgeheveld van een verwijderd thesaurusrecord naar record dat door de bibliothecaris is aangemerkt als
het voorkeursrecord. Deze actie kan alleen uitgevoerd worden door een bibliothecaris die is verbonden aan
dezelfde onderzoeksinstelling.

Toelichting:

1. Het Metis veld VOORKEUR wordt gebruikt in de conversie naar Pica:
- indien dit element aanwezig is, wordt kenmerk 128A aangemaakt;
- indien dit veld niet aanwezig is, worden de naamsgegevens vertaald naar 128@ (zie volgende tabel)
2. De inhoud van kenmerk 128A wordt drie keer geïndexeerd met de voor persoonsnamen gebruikelijke
indexroutine:
- Eén keer als een lokale index, alleen toegankelijk voor de eigen bibliotheek / universiteit
- Twee keer als een algemeen doorzoekbare index (ILN=0). (Deze index zal na de implementatie van
CBS4 v3.2 beschikbaar komen.)
0. Er zullen twee algemeen doorzoekbare indexen gemaakt: één met het voor persoonsnamen gebruike-
lijke indextype en één met een nieuw indextype. Wanneer bij zoeken van dit nieuwe indextype gebruik
wordt gemaakt, zoekt men impliciet in de sub-thesaurus van onderzoekers; in dummy commandotaal:
- <zoek onderzoeker> zoekt binnen de thesaurus records met een 128A
- <zoek persoon> zoekt binnen de gehele thesaurus.
1. Subveld $f is gedefinieerd voor toekomstig gebruik; het zal niet worden gevuld vanuit de initiële Metis
invoer.

Toelichting:

0. In Metis wordt het veld voornaam/voornamen nog niet ondersteund; daarom wordt het in de pilot direct
aangeleverd uit de personeelsadministratie van de RUG in een aparte tabelbestaande uit onderzoeker-
nummers en voornamen. Op basis van de onderzoekernummers wordt bij de conversie een volledige
128B samengesteld met voornaam/namen, achternaam, voorvoegsel en titel.
2. Zie verder de toelichting bij 128A.

Toelichting:

1. De Metis naamsgegevens worden geconverteerd naar 128@ indien het element VORRKEUR ontbreekt.
2. Er is afgesproken dat in niet-voorkeursnamen geen titulatuur wordt opgenomen.
3. De inhoud van kenmerk 128@ wordt op dezelfde wijze geïndexeerd als kenmerk 128A.

Toelichting:

1. Dit veld is optioneel; indien aanwezig is minimaal één subveld verplicht; in het thesaurus format begint
dit veld dus met een '=' als alleen de geslachtsaanduiding aanwezig is.
2. Het geboortejaar wordt bij offline matchen gebruikt om te bepalen of dezelfde naamsvormen verschillend
zijn.

...

De velden die tot het onderzoeksblok gerekend worden, zijn gedefinieerd op niveau 2 van de Pica+ data-
structuur.  Voor onderzoekers met meerdere werkverbanden, wordt per werkverband een onderzoeksblok
gedefinieerd. In beginsel zullen deze velden zichtbaar zijn voor de bibliotheekmedewerkers van de eigen
universiteit, die de thesaurus gebruiken voor de catalogusbouw; indien echter nodig kunnen ook de
exemplaargebonden velden met behulp van een filtertabel verborgen worden. Gebruikers van de persoons-
namenthesaurus van andere universiteiten kunnen de onderzoeksgegevens alleen zien als men bevoegd is
lokale en exemplaargegevens van andere bibliotheken te bekijken. Invoer en mutatie zijn uitsluitend
voorbehouden aan medewerkers van de eigen universiteit.

Toelichting:

1. In de structuur van onderzoeksblokken (exemplaarblokken) is veld 208@ noodzakelijk. Het veld wordt in
de DAI web interface niet getoond (zie #Ophalen DAI). Indien niet aanwezig wordt het door het systeem
automatisch toegevoegd onder de volgende condities:
- de server behorend bij de web interface genereert  veld 208@ subveld $b met als inhoud een kleine
letter 'p'.
- tevens wordt door de catalogiseer server subveld $a toegevoegd met als inhoud de systeemdatum.
- indien veld 208@ reeds aanwezig is in en onderzoeksblok kan dit veld via de DAI web interface niet
gewijzigd worden; wijzigingen zijn dan alleen mogelijk met WinIBW.
2. Er wordt een gecombineerde index op de inhoud van beide subvelden: datum + code. Deze ingang is
per bibliotheek (ILN) afzoekbaar.

Toelichting:

1. Dit veld is herhaalbaar; thans komt het in Metis per dienstverband (onderzoeksblok) maximaal drie keer
voor; in de toekomst zal deze beperking worden opgeheven.
2. De bij een code behorende naam zal worden meegeleverd. Codes en namen zijn per Metis database
verschillend; daarom worden codes in presentaties niet met behulp van tabellen geëxpandeerd.
3. In eindgebruikerpresentaties wordt alleen de inhoud van $a getoond; in het catalogiseerformat wordt de
inhoud van $B achter de inhoud van $a getoond. .
4. Beide subvelden worden geïndexeerd:
- de code in $B wordt geïndexeerd per bibliotheek (ILN)
- de naam in $a wordt zowel per bibliotheek als algemeen doorzoekbaar (ILN=0) geïndexeerd.
In beide gevallen worden er twee indexen gemaakt: een index op woordbasis en een index op de
gehele inhoud van $a. (De index met ILN=0 zal gemaakt worden na implementatie van CBS4 v3.2)

Toelichting:

1. Dit veld wordt niet geïndexeerd.
2. De structuur van begin- en einddatum wordt niet gecontroleerd.

Toelichting:

1. Dit veld wordt niet geïndexeerd.

Toelichting:

1. Dit veld is herhaalbaar
2. Dit veld wordt niet geïndexeerd.
3. Het veld wordt niet aangeleverd bij de initiële invoer vanuit Metis.

Toelichting:

1. Dit veld wordt geïndexeerd.

Toelichting:

1. Dit veld wordt niet geïndexeerd

...

Zoals beschreven in hoofdstuk 4 worden alle uit Metis afkomstige velden vastgelegd op lokaal en exemplaar
niveau. Daarmee wordt bereikt dat de twee toepassingsgebieden van de Pica persoonsnamenthesaurus
elkaar niet of nauwelijks kunnen verstoren, hoezeer ook verschillend in gebruik. Er is echter één punt waarop
gebruik kan interfereren: wanneer vanuit Metis gegevens moeten worden toegevoegd aan een naam die nog
niet in de thesaurus aanwezig is. In dat geval dient een thesaurusrecord te worden aangemaakt ten einde de
gewenste lokale en exemplaargegevens te kunnen toevoegen. Deze situatie kan zowel bij initiële vulling als
bij het dagelijks gebruik optreden.

Initiële vulling:unmigrated-wiki-markup

Als bij de initiële vulling geen naam wordt gevonden in de Persoonsnamenthesaurus wordt een nieuw
thesaurusrecord aangemaakt op basis van de Metis naamsgegevens: \
- 128A \ [kenmerk A10\] wordt gekopieerd naar 028A \ [kenmerk 100\], met dezelfde subvelden. \
- 128B \ [kenmerk A11\] wordt gekopieerd naar 028B \ [kenmerk 110\], met dezelfde subvelden. \
- 132A \ [kenmerk A30\] wordt gekopieerd naar 032A \ [kenmerk 300\], met hetzelfde subveld.
Tevens wordt 002@ \ [kenmerk 005\] toegevoegd met als inhoud Tpx.
Vervolgens worden aan dit nieuwe thesaurusrecord de lokale en exemplaargegevens toegevoegd.

Dagelijks gebruik:

Wiki MarkupBij het online ophalen van DAI's kan het voorkomen dat een naam nog niet in de persoonsnamenthesaurus
aanwezig is. De gebruiker kan dan op een MAAK NAAM button klikken waarna het Pica systeem ervoor
zorgt dat op basis van de zoekstring een naam wordt gemaakt bestaande uit de volgende Pica\+ velden: \
- 002@ \ [005\] Tpx \
- 028A \ [100\] met als inhoud de uit de zoekstring gekopieerde naam. Daarbij wordt tekst voor een komma
vertaald naar het subveld voor de achternaam ($a) en tekst na de komma naar het subveld voor de
voornaam ($d). Eventuele voorvoegsels worden als deel van de voornaam behandeld. Vooralsnog wordt
ervan uitgegaan dat er één zoekstring wordt gebruikt; er zal bij het aanmaken van een thesaurusrecord
dus geen rekening gehouden worden met namen met initialen en namen met uitgeschreven voornaam/
namen.

Nadat op deze wijze een naam aan de thesaurus is toegevoegd, kan de gebruiker doorgaan met het online
verwerken van de Metis gegevens.

...

URL- structuur
De URL die door Metis wordt opgestuurd naar de thesaurus om een DAI op te halen (zie #Ophalen DAI) heeft
de volgende opbouw:

...

Voorbeeld:\[http://develop.pica.nl:18080/login/FORM/REQUEST?DB=1.1&USER_KEY=3&PASSWORD=dai&REDIRECT
=http%3A%2F%2Fdevelop.pica.nl%3A18080%2FDB%3D1.1%2FCMD%3FACT%3DSRCH%26IKT%3D1%2
6SRT%3DRLV%26REC%3D1%26TRM%3Djansen%2c%20jan%2Fp%5Fonderzoekernummer%3D20045\] ,
etc.

Opmerkingen:
- Alle gegevens na de REDIRECT dienen gecodeerd (encoded) te worden.
- In een productie omgeving zal het adres van de Pica webpagina, het usernummer en het wachtwoord
gewijzigd worden; usernummer en wachtwoord zullen per onderzoeksinstelling verschillend zijn.
- Mogelijk gebruik van volledige voornamen naast of in plaats van initialen moet na oplevering van een
nieuwe Metis release nog nader worden uitgewerkt.
- Als tekenset wordt UTF8 gebruikt.

...

Als een naam met B-status niet dubbel is, dient de B-status ongedaan te worden gemaakt. Hiervoor wordt
een script gemaakt dat de volgende functionaliteit zal hebben:
- Activeert de WinIBW editor voor de betreffende naam.
- Verandert de B in veld 005 in een 'x' waardoor de B-status ongedaan is gemaakt.
- Verwijdert veld 038L (796).
- Stuurt de gemuteerde naam naar de server.
- Keert terug naar de volgende regel in het overzicht van namen met B-status, zodat er met de volgende
naam kan worden doorgegaan.