Document History

Date	Version	Owner	Changelog

Image Removed

PDF
27-06-2006	2.0	MvM	Ongewijzigde eindversie
16-06-2006	1.7	MvM	Wijzigingen in XML schema in appendix 2; URL ipv script voor DAI EXPORT button in 3.2.1
05-04-2006	1.6	MvM	Herziene versie met wijzigingen in rood; Appendix III ingevoegd met drie template voorbeelden.
22-02-2006	1.5	MvM	XML schema toegevoegd in Appendix 2; format aanpassingen en Appendix 4 in rood
12-02-2006	1.4	MvM	Template voorbeelden en URL structuur Metis gegevens toegevoegd
01-02-2006	1.3	MvM	Toegevoegd: 3.2.2 Export van thesauruswijzigingen; tekstuele aanpassingen in rood.
01-02-2006	1.3	MvM	Nieuwe titel: DAI werkprocessen
26-01-2006	1.2	MvM	Arceringen verwijderd; opmerking over naamsvariant- en toegevoegd in 3.2.1
21-12-2005	1.1	MvM	Wijziging in 3.2.1 en 6 (Ophalen DAI); in 4.3 is veld Code-aanstelling is vervallen; appendices toegevoegd
25-11-2005	1.0	MvM	Besproken en geaccepteerd in DAI project bijeenkomst 25-11-2005; ongewijzigd behalve enige typo's
16-11-2005	0.3	MvM	Hoofdstuk 3 en 7 aangepast na review TvdV en RK
07-11-2005	0.2	MvM	Wijzigingen in Inleiding en hoofdstuk 4 in rood; nieuw toegevoegd: hoofdstuk 3, 5, 6 en 7
28-09-2005	0.1	MvM	Creatie: Dai formataanpassingen

Abstract

...

De onderzoeksgegevens hebben slechts in beperkte mate invloed op de gemeenschappelijke gegevens in
de persoonsnamenthesaurus: er wordt een veld door het systeem gegenereerd als aan een thesaurusrecord
onderzoeksgegevens worden toegevoegd en er wordt een veld toegevoegd dat wordt gebruikt wanneer bij
de initiële vulling vanuit onderzoeksbestanden mogelijk dubbele namen worden ingevoerd.

Toelichting:

1. Wordt per universiteit geactiveerd als een eerste onderzoeksblok wordt toegevoegd en wordt gedeactiveerd als het laatste blok wordt verwijderd.
2. Wordt in het thesaurus format niet getoond
3. Kan in overige presentaties worden omgezet in de naam van de instelling
4. Activering en de-activering worden in het GGC gelogd als update
5. Speelt bij thesaurus records (vooralsnog) geen rol bij zoeken en filteren

+Toelichting:+Dit veld wordt aan en nieuwe naam toegevoegd bij batch invoer, wanneer bij het matchen een naam
gevonden wordt met een gelijkheidswaarde die ligt tussen de waarden die gedefinieerd zijn voor samen-
voegen en voor nieuwe invoer; de ingevoerde naam is dus mogelijk dubbel en veld 038L bevat naast enige
administratieve informatie het PPN van de gevonden naam. Zie ook #Matchen van persoonsnamen.

...

Toevoegen van lokale velden, dus van Metis naamsgegevens, is alleen mogelijk als tevens een onderzoeks-
blok wordt toegevoegd.

Toelichting:

1. Dit veld is benodigd om DAI's (ppn's) te kunnen opnemen in de Metis databank; na afloop van hetproject kan bekeken worden of dit nummer opgeheven kan worden.

2.Het veld zal door het Pica systeem niet inhoudelijk worden gecontroleerd.
3. Het veld zal worden geïndexeerd.

+Toelichting:+Kenmerk 103Z wordt met behulp van WinIBW scripts toegevoegd indien onderzoeksgegevens worden
overgeheveld van een verwijderd thesaurusrecord naar record dat door de bibliothecaris is aangemerkt als
het voorkeursrecord. Deze actie kan alleen uitgevoerd worden door een bibliothecaris die is verbonden aan
dezelfde onderzoeksinstelling.

Toelichting:

1. Het Metis veld VOORKEUR wordt gebruikt in de conversie naar Pica:
- indien dit element aanwezig is, wordt kenmerk 128A aangemaakt;
- indien dit veld niet aanwezig is, worden de naamsgegevens vertaald naar 128@ (zie volgende tabel)
2. De inhoud van kenmerk 128A wordt drie keer geïndexeerd met de voor persoonsnamen gebruikelijke
indexroutine:
- Eén keer als een lokale index, alleen toegankelijk voor de eigen bibliotheek / universiteit
- Twee keer als een algemeen doorzoekbare index (ILN=0). (Deze index zal na de implementatie van
CBS4 v3.2 beschikbaar komen.)
0. Er zullen twee algemeen doorzoekbare indexen gemaakt: één met het voor persoonsnamen gebruike-
lijke indextype en één met een nieuw indextype. Wanneer bij zoeken van dit nieuwe indextype gebruik
wordt gemaakt, zoekt men impliciet in de sub-thesaurus van onderzoekers; in dummy commandotaal:
- <zoek onderzoeker> zoekt binnen de thesaurus records met een 128A
- <zoek persoon> zoekt binnen de gehele thesaurus.
1. Subveld $f is gedefinieerd voor toekomstig gebruik; het zal niet worden gevuld vanuit de initiële Metis
invoer.

Toelichting:

0. In Metis wordt het veld voornaam/voornamen nog niet ondersteund; daarom wordt het in de pilot direct
aangeleverd uit de personeelsadministratie van de RUG in een aparte tabelbestaande uit onderzoeker-
nummers en voornamen. Op basis van de onderzoekernummers wordt bij de conversie een volledige
128B samengesteld met voornaam/namen, achternaam, voorvoegsel en titel.
2. Zie verder de toelichting bij 128A.

Toelichting:

1. De Metis naamsgegevens worden geconverteerd naar 128@ indien het element VORRKEUR ontbreekt.
2. Er is afgesproken dat in niet-voorkeursnamen geen titulatuur wordt opgenomen.
3. De inhoud van kenmerk 128@ wordt op dezelfde wijze geïndexeerd als kenmerk 128A.

Toelichting:

1. Dit veld is optioneel; indien aanwezig is minimaal één subveld verplicht; in het thesaurus format begint
dit veld dus met een '=' als alleen de geslachtsaanduiding aanwezig is.
2. Het geboortejaar wordt bij offline matchen gebruikt om te bepalen of dezelfde naamsvormen verschillend
zijn.

...

De velden die tot het onderzoeksblok gerekend worden, zijn gedefinieerd op niveau 2 van de Pica+ data-
structuur.  Voor onderzoekers met meerdere werkverbanden, wordt per werkverband een onderzoeksblok
gedefinieerd. In beginsel zullen deze velden zichtbaar zijn voor de bibliotheekmedewerkers van de eigen
universiteit, die de thesaurus gebruiken voor de catalogusbouw; indien echter nodig kunnen ook de
exemplaargebonden velden met behulp van een filtertabel verborgen worden. Gebruikers van de persoons-
namenthesaurus van andere universiteiten kunnen de onderzoeksgegevens alleen zien als men bevoegd is
lokale en exemplaargegevens van andere bibliotheken te bekijken. Invoer en mutatie zijn uitsluitend
voorbehouden aan medewerkers van de eigen universiteit.

Toelichting:

1. In de structuur van onderzoeksblokken (exemplaarblokken) is veld 208@ noodzakelijk. Het veld wordt in
de DAI web interface niet getoond (zie #Ophalen DAI). Indien niet aanwezig wordt het door het systeem
automatisch toegevoegd onder de volgende condities:
- de server behorend bij de web interface genereert  veld 208@ subveld $b met als inhoud een kleine
letter 'p'.
- tevens wordt door de catalogiseer server subveld $a toegevoegd met als inhoud de systeemdatum.
- indien veld 208@ reeds aanwezig is in en onderzoeksblok kan dit veld via de DAI web interface niet
gewijzigd worden; wijzigingen zijn dan alleen mogelijk met WinIBW.
2. Er wordt een gecombineerde index op de inhoud van beide subvelden: datum + code. Deze ingang is
per bibliotheek (ILN) afzoekbaar.

Toelichting:

1. Dit veld is herhaalbaar; thans komt het in Metis per dienstverband (onderzoeksblok) maximaal drie keer
voor; in de toekomst zal deze beperking worden opgeheven.
2. De bij een code behorende naam zal worden meegeleverd. Codes en namen zijn per Metis database
verschillend; daarom worden codes in presentaties niet met behulp van tabellen geëxpandeerd.
3. In eindgebruikerpresentaties wordt alleen de inhoud van $a getoond; in het catalogiseerformat wordt de
inhoud van $B achter de inhoud van $a getoond. .
4. Beide subvelden worden geïndexeerd:
- de code in $B wordt geïndexeerd per bibliotheek (ILN)
- de naam in $a wordt zowel per bibliotheek als algemeen doorzoekbaar (ILN=0) geïndexeerd.
In beide gevallen worden er twee indexen gemaakt: een index op woordbasis en een index op de
gehele inhoud van $a. (De index met ILN=0 zal gemaakt worden na implementatie van CBS4 v3.2)

Toelichting:

1. Dit veld wordt niet geïndexeerd.
2. De structuur van begin- en einddatum wordt niet gecontroleerd.

Toelichting:

1. Dit veld wordt niet geïndexeerd.

Toelichting:

1. Dit veld is herhaalbaar
2. Dit veld wordt niet geïndexeerd.
3. Het veld wordt niet aangeleverd bij de initiële invoer vanuit Metis.

Toelichting:

1. Dit veld wordt geïndexeerd.

Toelichting:

1. Dit veld wordt niet geïndexeerd

...

URL- structuur
De URL die door Metis wordt opgestuurd naar de thesaurus om een DAI op te halen (zie #Ophalen DAI) heeft
de volgende opbouw:

Voorbeeld:[http://develop.pica.nl:18080/login/FORM/REQUEST?DB=1.1&USER_KEY=3&PASSWORD=dai&REDIRECT
=http%3A%2F%2Fdevelop.pica.nl%3A18080%2FDB%3D1.1%2FCMD%3FACT%3DSRCH%26IKT%3D1%2
6SRT%3DRLV%26REC%3D1%26TRM%3Djansen%2c%20jan%2Fp%5Fonderzoekernummer%3D20045] ,
etc.

...

In het kader van het DAI project wordt een XML definitie opgesteld van het format dat is beschreven in
hoofdstuk 4, uitgebreid met enkele velden afkomstig uit het thesaurusrecord, zoals het PPN (DAI), de
volledige naam en, indien van toepassing het oude PPN - oude DAI.
De XML export van persoonsnamen met daaraan toegevoegde onderzoeksblokken is zowel in online als in
offline omgeving mogelijk. De specificatie van de XML structuur bestaat uit twee delen: het XML-schema
(XSD) en het bijbehorende XML document.

II.I XSD

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<\!-\-
XML Schema for validating XML descriptions of the DAI export.
Version : 0.4
Creator : Hans Mugge
Date : 03-04-2006
\-->
<xs:schema xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema">
<\!-\- definition of simple elements -->
  <xs:element name="PPN_003at_797" type="xs:string"/>
  <xs:element name="EmployeeName_128Adollara_A10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="Initials_128Adollard_A10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="Prefix_128Adollarc_A10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="Titles_128Adollare_A10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="PreferredName_128A_A10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="ResearchNumber_103M_A01" type="xs:string"/>
  <xs:element name="DateOfBirth_132Adollara_A30" type="xs:string"/>
  <xs:element name="Sex_132Adollarb_A30" type="xs:string"/>
  <xs:element name="tPersonalia_028A" type="xs:string"/>
  <xs:element name="tNameVariant_028at" type="xs:string"/>
  <xs:element name="FunctionName_232Bdollarb_B21" type="xs:string"/>
  <xs:element name="FunctionCode_232Bdollara_B21" type="xs:string"/>
  <xs:element name="OrganisationName_229Adollara_B10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="OrganisationCode_229AdollarB_B10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="StartDate_232Adollara_B20" type="xs:string"/>
  <xs:element name="EndDate_232Adollarb_B20" type="xs:string"/>
  <xs:element name="daiurl" type="inhoud"/>
  <!-- definition of complex elements -->
  <xs:complexType name="inhoud">
  <xs:sequence>
    <xs:element name="PersonalData">
      <xs:complexType>
        <xs:sequence>
          <xs:element ref="PPN_003at_797"/>
          <xs:element name="Name">
            <xs:complexType>
              <xs:sequence>
                <xs:element ref="EmployeeName_128Adollara_A10"/>
                <xs:element ref="Initials_128Adollard_A10"/>
                <xs:element ref="Prefix_128Adollarc_A10" minOccurs="0"/>
                <xs:element ref="Titles_128Adollare_A10" minOccurs="0"/>
                <xs:element ref="PreferredName_128A_A10" minOccurs="0"/>
              </xs:sequence>
            </xs:complexType>
          </xs:element>
          <xs:element ref="ResearchNumber_103M_A01"/>
          <xs:element ref="DateOfBirth_132Adollara_A30" minOccurs="0"/>
          <xs:element ref="Sex_132Adollarb_A30" minOccurs="0"/>
          <xs:element name="ThesaurusData">
            <xs:complexType>
              <xs:sequence>
                <xs:element ref="tPersonalia_028A" minOccurs="0"/>
                <xs:element ref="tNameVariant_028at" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
              </xs:sequence>
            </xs:complexType>
          </xs:element>
        </xs:sequence>
      </xs:complexType>
    </xs:element>
    <xs:element name="FunctionalData">
      <xs:complexType>
        <xs:sequence>
          <xs:element name="Function">
            <xs:complexType>
              <xs:sequence>
                <xs:element ref="FunctionName_232Bdollarb_B21" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
                <xs:element ref="FunctionCode_232Bdollara_B21" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
              </xs:sequence>
            </xs:complexType>
          </xs:element>
          <xs:element name="Organisation">
            <xs:complexType>
              <xs:sequence>
                <xs:element ref="OrganisationName_229Adollara_B10" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
                <xs:element ref="OrganisationCode_229AdollarB_B10" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
              </xs:sequence>
            </xs:complexType>
          </xs:element>
          <xs:element name="Appointment">
            <xs:complexType>
              <xs:sequence>
                <xs:element ref="StartDate_232Adollara_B20" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
                <xs:element ref="EndDate_232Adollarb_B20" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
              </xs:sequence>
            </xs:complexType>
          </xs:element>
        </xs:sequence>
      </xs:complexType>
    </xs:element>
  </xs:sequence>
  </xs:complexType>
</xs:schema>

II.II XML document

  <?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>
<catalog banner="NTA">
<record>
            <seqnr>1</seqnr>
            <sortkey>067745560 </sortkey>
            <main>067575560</main>
            <PersonalData>
                        <PPN_003at_797>067745560</PPN_003at_797>
                        <PPN_103Z_A99>044596941<PPN_103Z_A99>
                        <Name>

<EmployeeName_128Adollara_A10>Schijndel</EmployeeName_128Adollara_A10>
                                    <Initials_128Adollard_A10>K.J.</Initials_128Adollard_A10>
                                    <Prefix_128Adollarc_A10>van</Prefix_128Adollarc_A10>
                                    <Titles_128Adollare_A10>Prof.Dr.</Titles_128Adollare_A10>
                                    <PreferredName_128A_A10>J.</PreferredName_128A_A10>
                        </Name>
                        <ResearchNumber_103M_A01>06817</ResearchNumber_103M_A01>
                        <DateOfBirth_132Adollara_A30>15-11-1955</DateOfBirth_132Adollara_A30>
                        <Sex_132Adollarb_A30>M</Sex_132Adollarb_A30>
                        <ThesaurusData>
                                    <tPersonalia_028A>Karel Jan van Schijndel, 15-11-1955; professor</tPersonalia_028A>
                                    <tNameVariant_028at>Carel Jan van Schijndel</tNameVariant_028at>
                        </ThesaurusData>
            </PersonalData>
            <FunctionalData>
                        <Function>
                                    <FunctionName_232Bdollarb_B21>Universitair hoofddocent</FunctionName_232Bdollarb_B21>
<FunctionCode_232Bdollara_B21>20</FunctionCode_232Bdollara_B21>
                        </Function>
                        <Organisation>
                                    <OrganisationName_229Adollara_B10>Huisartsgeneeskunde-vakgroep</OrganisationName_229Adollara_B10>

<OrganisationCode_229Adollarb_B10>22000200</OrganisationCode_229Adollarb_B10>
                        </Organisation>
                        <Appointment>
                                    <StartDate_232Adollara_B20>01-10-1991</StartDate_232Adollara_B20>
                                    <EndDate_232Adollarb_B20>01-10-2001</EndDate_232Adollarb_B20>
                        </Appointment>
                        <Function>

<FunctionName_232Bdollarb_B21>Onderzoeker</FunctionName_232Bdollarb_B21>

<FunctionCode_232Bdollara_B21>27</FunctionCode_232Bdollara_B21>
                        </Function>
                        <Organisation>

<OrganisationName_229Adollara_B10>Oogheelkunde</OrganisationName_229Adollara_B10>

<OrganisationCode_229Adollarb_B10>22700900</OrganisationCode_229Adollarb_B10>
                        </Organisation>
                        <Appointment>
                                    <StartDate_232Adollara_B20>01-10-2001</StartDate_232Adollara_B20>
                        </Appointment>
            </FunctionalData>
</record>
</catalog>

...

Als een naam met B-status niet dubbel is, dient de B-status ongedaan te worden gemaakt. Hiervoor wordt
een script gemaakt dat de volgende functionaliteit zal hebben:
- Activeert de WinIBW editor voor de betreffende naam.
- Verandert de B in veld 005 in een 'x' waardoor de B-status ongedaan is gemaakt.
- Verwijdert veld 038L (796).
- Stuurt de gemuteerde naam naar de server.
- Keert terug naar de volgende regel in het overzicht van namen met B-status, zodat er met de volgende
naam kan worden doorgegaan.