Aanmaken van een

billingaccount onder een departement.

Wanneer er een nieuw functioneel account moeten worden toegevoegd aan een departement om nieuwe subscripties te kunnen maken, dan dienen de volgende stappen te worden doorlopen.

In principe is het aanmaken van accounts aan de instellingen om dit te doen, de reden hiervoor is dat wanneer er een account is, dan kunnen hierop kosten worden gemaakt. Het al dan niet mogen maken van kosten is niet aan ons om te bepalen wie dat mag.

Ga naar portal.azure.com en log in met een enterprise admin account. Ga naar “Costmanagement + billing” en klik in het linker menu op “Departments” zoek vervolgens op bijvoorbeeld “Surf”

Als je het departement hebt gevonden, klik dan op de naam en klik vervolgens in het linker menu op “Accounts”. De lijst met accounts verschijnt nu, je kunt nog even controleren of er al een account met het emailadres bestaat.

Klik op “Add”

Vul de “Account name” in, dit kan aan de naamgeving van de instelling kunnen voldoen, anders een zoveel mogelijk beschrijvende naam opgeven.

Vul vervolgens twee keer het email adres van de accountowner in, hier wordt emailadres genoemd, maar het is feitelijk de UPN van de persoon of van het functioneel account.

Je kunt hier een costcenter invullen, dit is het kostcenter waarop split-billing kan worden toegepast door Bechtle. Wanneer er geen costcenter wordt ingevuld, dan worden kosten in de standaard factuur opgenomen.

Als alles is ingevuld, klik dan op “Add”, het account wordt nu aangemaakt. Je zult zien dat het account in een “Pending” staat terecht komt en dat er bij de kosten “Unauthorised” staat. Dit komt omdat het account eerst moet worden geactiveerd door de gebruiker.

De gebruiker van het account moet met het nieuwe functionele account inloggen in de Azure portal en vervolgens naar  “Costmanagement + billing” pagina gaan. Daar moet de gebruiker klikken op “Billing scopes” hier staat het account wat net is aangemaakt. In het linker menu staat een item “Activate account”. Hierop moet worden geklikt en onderstaande scherm verschijnt.

Hierop staan een aantal opmerking met betrekking tot andere subscripties van de gebruiker. Wanneer er subscripties buiten het Enterprise Agreement op naam van deze gebruiker staan worden deze subscripties geconverteerd naar EA subscripties. Dit is in sommige gevallen precies de bedoeling, maar er zijn subscripties waar je een maandelijks tegoed ontvangt en deze maandelijkse tegoeden zullen dan verdwijnen!

Wanneer je door wilt gaan, dan zet je het vinkje bij “Yes, I wish to continue” en klik je vervolgens op “Activate this account”.

Hierna wordt er een proces gestart om het account te activeren, hier gaat enige tijd overheen. In de portal zal na verloop van tijd “Pending” worden omgezet in “Activated” en zal er 0.00 aan kosten staan in plaats van “Unauthorised”. Als dit het geval is, dan kunnen er nieuwe subscripties worden gemaakt.