Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 28 Next »

Table of contents

Documentinformation"> Document information

Title: DIA Werkprocessen
Subject: Onderzoeksgegevens in de persoonsnamen thesaurus
Moderator:  Martin van Muyen
Version:  2.0
Date published:  27-06-2006
Excerpt: Write an excerpt here

(Optional information)
Type:
Format:
Identifier:
Language:
Rights:
Tags:

Unknown macro: {page-info}

Document History

Date

Version

Owner

Changelog

PDF

27-06-2006

2.0

MvM

Ongewijzigde eindversie

 

16-06-2006

1.7

MvM

Wijzigingen in XML schema in appendix 2; URL ipv
script voor DAI EXPORT button in 3.2.1 

 

05-04-2006

1.6

MvM

Herziene versie met wijzigingen in rood; Appendix III
ingevoegd met drie template voorbeelden.

 

22-02-2006

1.5

MvM

XML schema toegevoegd in Appendix 2; format
aanpassingen en Appendix 4 in rood 

 

12-02-2006

1.4

MvM

Template voorbeelden en URL structuur Metis
gegevens toegevoegd

 

01-02-2006

1.3

MvM

Toegevoegd: 3.2.2 Export van thesauruswijzigingen;
tekstuele aanpassingen in rood.

 

01-02-2006

1.3

MvM

Nieuwe titel: DAI werkprocessen

 

26-01-2006

1.2

MvM

Arceringen verwijderd; opmerking over naamsvariant-
en toegevoegd in 3.2.1

 

21-12-2005

1.1

MvM

Wijziging in 3.2.1 en 6 (Ophalen DAI); in 4.3 is veld
Code-aanstelling is vervallen; appendices toegevoegd

 

25-11-2005

1.0

MvM

Besproken en geaccepteerd in DAI project bijeenkomst
25-11-2005; ongewijzigd behalve enige typo's

 

16-11-2005

0.3

MvM

Hoofdstuk 3 en 7 aangepast na review TvdV en RK

 

07-11-2005

0.2

MvM

Wijzigingen in Inleiding en hoofdstuk 4 in rood; nieuw
toegevoegd: hoofdstuk 3, 5, 6 en 7

 

28-09-2005

0.1

MvM

Creatie: Dai formataanpassingen

 

Abstract

needs to be written

Referenties

Inleiding

DAI is de afkorting van Digital Author Identification. De term is afkomstig uit het DARE project Orion waarin
een plan was uitgewerkt om aan onderzoekers die verbonden zijn aan Nederlandse onderzoeksinstellingen
een uniek nummer toe te kennen, een 'digital author identification'. In de database van GGC/NCC (ook
bekend als 'de Pica database) wordt sinds lang een thesaurus onderhouden van persoonsnamen en
personen. In deze thesaurus wordt voor een persoon een record aangemaakt, waarin voorkeursvorm,
volledige naam en voorkomende naamsvarianten worden opgenomen. Aan zo'n record wordt een uniek
nummer toegekend dat ppn (pica productienummer) genoemd wordt. Bibliotheken voegen namen van
auteurs aan de thesaurus toe, wanneer er werken in de collectie worden opgenomen. Het is dan ook
aannemelijk dat onderzoekers die publicaties op hun naam hebben staan, al in de thesaurus zijn opgenomen
en daardoor in feite al een DAI hebben.

Het DAI project heeft tot doel een pilot uit te voeren in het gebruik van de Pica persoonsnamenthesaurus als
basis voor de toekenning van DAI's aan onderzoekers. De pilot wordt uitgevoerd met de Metis onderzoek-
databank van de RU Groningen.  De Pica persoonsnamenthesaurus wordt tot nu toe uitsluitend gebruikt in
het kader van de bouw van bibliotheekcatalogi. Bijgevolg zijn de huidige werkprocessen in het gebruik van
de thesaurus afgestemd op het werkproces van catalogiseren, het maken van titelbeschrijvingen en het
bouwen van catalogi.

Het voorliggende document bevat een beschrijving van de werkprocessen bij het gebruik van de thesaurus
ten behoeve van onderzoeksdatabanken en de specificatie van nieuwe velden en subvelden in het format
van de persoonsnamenthesaurus die nodig zijn voor het vastleggen van onderzoekgegevens. De
beschreven velden zijn afgestemd op de structuur en gebruik van de Metis onderzoeksdatabank van de
Rijksuniversiteit Groningen. De gegevens worden vastgesteld in het kader van het DAI project en hebben tot
doel normstellend te zijn voor alle onderzoeksdatabanken van de Nederlandse universiteiten.

Procesbeschrijving

In het pilot project zullen de persoonsgegevens afkomstig uit de Metis databank van de RU Groningen
worden toegevoegd aan de persoonsnamenthesaurus. Na een initiële vulling dient een verwerkingsproces te
worden ingericht dat wijzigingen die in Metis worden aangebracht automatisch in de thesaurus verwerkt.
Tevens wordt een proces ingericht dat wijzigingen die in de thesaurus worden aangebracht kan exporteren
naar een Metis bestand.

3.1 Initiële vulling

De initiële vulling van de persoonsnamenthesaurus met Metis gegevens zal als volgt plaats vinden:

Als eerste zal uit de Metis databank van de RUG een lijst worden samengesteld van namen die in de
persoonsnamenthesaurus opgenomen zullen worden. Medewerkers van de UB Groningen zullen deze lijst
controleren en aangeven welke namen dubbel zijn. Deze namen zullen in de Groningse Metis databank
worden opgeschoond. Vervolgens worden de namen vanuit Metis geëxporteerd in het afgesproken export
format (zie Appendix 1) en bij Pica op een FTP site geplaatst.

Bij Pica worden de gegevens verwerkt met de beschikbare batch invoer software. Allereerst worden de
gegevens geconverteerd naar de overeengekomen datastructuur (Zie #Nieuwe velden). Vervolgens worden
overeenkomende namen in de thesaurus opgezocht. Daarbij zullen de matching criteria toegepast worden
zoals beschreven in #Matchen van persoonsnamen. Het matching proces leidt tot de volgende resultaten: er
worden thesaurusrecords gevonden waarbij het duidelijk is dat het om dezelfde persoon gaat, er worden
geen thesaurusrecords gevonden en er worden thesaurusrecords gevonden waarbij het niet duidelijk is dat
het om dezelfde persoon gaat. Als deze laatste categorie vrij groot is, zal worden onderzocht of de matching
criteria aangescherpt kunnen worden zodat deze namen nogmaals met de batch software verwerkt kunnen
worden.

Uiteindelijk zal er een hoeveelheid namen overblijven die als 'mogelijk dubbel' gekenmerkt zal worden en
met dit kenmerk zal worden ingevoerd. Deze categorie zal door deskundigen van de UB Groningen online
bekeken worden en manueel worden ontdubbeld met de daarvoor beschikbare functies in de catalogiseer-
client WInIBW.

Bij de gevonden thesaurus records zullen de Metis gegevens worden toegevoegd aan de reeds
aanwezige gegevens. Als er geen thesaurus records worden gevonden, wordt een nieuw record
aangemaakt op basis van de door de Metis databank aangeboden gegevens. (Zie ook [#Relatie tussen
bestaande en nieuwe velden].)

Nadat de Metis gegevens in de thesaurus zijn verwerkt, wordt door Pica een lijst geproduceerd van alle
namen waaraan onderzoeksgegevens zijn toegevoegd. De lijst zal voor elke naam alle naams- en onder-
zoeksgegevens bevatten in een XML structuur. Op basis van deze lijst kunnen de PPN's (Pica productie-
nummers) als DAI's aan de gegevens in de Metis databank worden toegevoegd. Desgewenst kan deze lijst
twee keer worden gemaakt: de eerste keer voor alle namen die gevonden of ingevoerd zijn, de tweede keer
van de namen die door deskundigen van de UB zijn ontdubbeld. Als een Metis databank de aldaar
opgeslagen naamsgegevens wil verrijken met de naamsgegevens uit de thesaurus kan hiervoor dezelfde lijst
gebruikt worden. Zie ook #Export van thesauruswijzigingen en Appendix 2.

3.2 Dagelijks gebruik

Na de initiële vulling zullen de Metis gegevens primair in de Metis databank worden onderhouden: als een
onderzoeker al een DAI heeft, zullen wijzigingen in de Metis databank worden aangebracht en zal via een
periodieke batch upload de relevante gegevens aan de betreffende thesaurusrecords worden toegevoegd.
Alleen voor nieuwe onderzoekers zal eerst in de thesaurus gezocht worden, om een DAI op te halen.

3.2.1 Ophalen DAI

Voor onderzoekers zonder DAI geldt het onderstaande procesverloop:

Wanneer in de Metis databank een naam niet aanwezig is, dan wel gevonden wordt zonder een DAI (naam
afkomstig uit universitaire administratie), moet een DAI worden 'aangemaakt'. Daartoe wordt in de Metis
interface een 'MAAK DAI' button aangeboden. Wanneer de button wordt geactiveerd, wordt een URL
samengesteld die er voor zorgt dat de gebruiker automatisch inlogt in het GGC en automatisch een zoek-
actie uitvoert naar in de persoonsnamenthesaurus aanwezige onderzoekers (zie ook #Benodigde URL's).
Indien er geen onderzoeker wordt gevonden, dient de gebruiker de zoekactie te herhalen voor alle in de
thesaurus aanwezige namen door het sleuteltype van de zoekvraag te wijzigen.

Als na een tweede zoekactie nog geen naam is gevonden, dient de gebruiker de 'MAAK NAAM' button te
klikken. Deze button zal aan daartoe bevoegde gebruikers worden aangeboden op de zoek template van het
Pica systeem. Na activering van deze button wordt een URL samengesteld met als inhoud de naam
waarmee gezocht is, uitgebreid met een aantal standaard gegevens die benodigd zijn om automatisch een
nieuw thesaurusrecord met onderzoeksgegevens aan te maken (zie ook [#Relatie tussen bestaande en
nieuwe velden]).

Na een succesvolle zoekactie of na het aanmaken van een nieuw thesaurusrecord wordt de naam getoond
in een gelabelde presentatie. Op dat template zal aan daartoe bevoegde gebruikers de METIS button
worden getoond voor het automatisch laten toevoegen van de Metis gegevens, beschreven in [#Nieuwe
velden]. Na activeren van de METIS button verschijnt het onderstaande scherm:
                                                         Invul template

Nadat de door het systeem ingevulde velden door de gebruiker zijn gecontroleerd en zonodig verbeterd en door het systeem zijn geaccepteerd (Merk op dat het invul-template geen velden bevat voor mogelijke naamsvarianten; er wordt vanuit gegaan dat deze bij (nieuwe) onderzoekers die nog geen DAI hebben, nog niet voorkomen. Mogelijke naamsvarianten kunnen in later stadium met behulp van het proces #Ophalen van Metis wijzigingen worden toegevoegd. Op de templates is de term DAI vervangen door NTA (Neder-landse Thesaurus voor Auterursnamen)), worden alle gegevens nogmaals getoond met een 'DAI EXPORT"button die een URL activeert om het ppn naar Metis te transporteren. Metis kan het DAI-nummer toevoegenaan de reeds aanwezige naamsgegevens of, indien nodig de zojuist ingevoerde gegevens uit de thesaurus opgehalen door een 'GET PPN' URL te sturen. Afhankelijk van de URL-definitie worden de gegevens in een gelabelde of in een XML presentatie getoond. Onderstaande voorbeeld toont een gelabelde presentatie.
               Gelabelde presentatie met onderzoeksgegevens

3.2.2 Ophalen van Metis wijzigingen

Voor wijzigingen die in het Metis bestand worden aangebracht aan de gegevens van onderzoekers die al een
DAI hebben geldt het volgende procesverloop:

In Metis worden periodiek, bijvoorbeeld één keer per dag de gewijzigde gegevens van onderzoekers met een
DAI verzameld en geconverteerd naar het overeengekomen export format. De geconverteerde gegevens
worden op een FTP site van Pica geplaatst. Bij Pica is een polling mechanisme actief dat alle geadmini-
streerde FTP sites controleert op aanwezigheid van nieuwe FTP files. Gevonden gegevens afkomstig uit

Metis worden geconverteerd naar het Pica+ format en opgezocht in de thesaurus. Voor dit 'matchen' wordt
het PPN / DAI gebruikt. Theoretisch kan het voorkomen dat het gezochte thesaurusrecord niet meer aan-
wezig is; in dat geval wordt een foutmelding geschreven in een logfile.

Bij het verwerken van de updates worden bij elk gevonden thesaurusrecords per universiteit alle aanwezige
Metisnamen vervangen door de nieuwe namen en worden alle aanwezige onderzoeksblokken vervangen
door de nieuwe. Daarbij blijven de reeds toegekende onderzoeksblok productienummers (epn's) zoveel
mogelijk gehandhaafd. [Bijv.: aan een thesaurusrecord waren drie onderzoeksblokken toegevoegd; er wordt
nu een update aangeboden met twee onderzoeksblokken: de eerste twee blokken worden gemuteerd, het
derde wordt verwijderd.]
Overwogen kan worden om, bij voorkeur in tweede instantie, na een succesvol verlopen pilot, het FTP
proces te vervangen door een web service die het mogelijk maakt om een mutatie in Metis direct naar de
thesaurus te sturen.

3.2.3 Export van thesauruswijzigingen

Voor Metis bestanden die gebruik willen maken van de naamsgegevens uit de thesaurus wordt een export
proces ingericht dat wijzigingen in thesaurusnamen automatisch distribueert naar de betreffende Metis
bestanden. Dit proces is gelijk aan het Ophalen van Metis wijzigingen, maar met tegenovergestelde actoren:

Batch jobs bij Pica die gedefinieerd en geactiveerd worden met de Export module van het CBS systeem,
controleren dagelijks in de CBS log file of er updates zijn voor persoonsnamen waaraan Metis gegevens
gekoppeld zijn. Dit proces selecteert niet alleen wijzigingen die door de eigen instelling zijn ingevoerd, maar
ook wijzigingen die door andere instellingen, zoals de Koninklijke Bibliotheek, zijn aangebracht aan namen
waaraan Metis gegevens van de eigen instelling zijn gekoppeld. Als default worden alleen de namen
geselecteerd waaraan Metis gegevens van de eigen instelling gekoppeld zijn. Na de pilot dient dus voor elke
onderzoeksinstelling die de naamsgegevens van de thesaurus wenst vast te leggen in het eigen Metis
bestand een batch job gedefinieerd te worden.

De geselecteerde namen worden geconverteerd naar het XML format dat is gespecificeerd in Appendix 2.
Alle velden van het thesaurus record en alle aangehechte onderzoeksblokken van de betreffende onder-
zoeksinstelling worden uitgevoerd. De geselecteerde records worden door Pica verzonden naar de FTP site
behorend bij het betreffende Metis bestand, dat door Metis gecontroleerd dient te worden op de aanwezig-
heid van nieuwe FTP files. Vervolgens converteert Metis de gegevens naar de eigen datastructuur, zoekt de
corresponderende records op in het Metis bestand met behulp van het DAI van het geëxporteerde record en
verwerkt de wijzigingen in het Metis bestand. Vooralsnog wordt ervan uitgegaan dat niet-gevonden namen in
een foutenlijst worden bijgehouden voor manuele controle.

Gebruik van de CBS log file voor de distributie van wijzigingen heeft als voordeel dat voor het exporteren van
namen na de initiële vulling en voor de export van latere wijzigingen hetzelfde proces gebruikt kan worden;
ook de wijzigingen aan thesaurusrecords die het gevolg zijn van de initiële vulling worden immers gelogd.

Een speciale vorm van wijzigingen hebben te maken met opschoonacties die het gevolg kunnen zijn van de
initiële vulling maar die ook daarna kunnen voorkomen, wanneer ontdekt wordt dat twee thesaurusrecords
moeten worden samengevoegd of wanneer één thesaurusrecord moet worden gesplitst. Dit kan leiden tot
het overhevelen van de aangehechte onderzoeksblokken naar een ander thesaurusrecord. In die gevallen
krijgt een onderzoeker dus een nieuwe DAI. Samenvoegen en splitsen van naamsrecords is een actie die
alleen door bibliothecarissen mag worden uitgevoerd met de catalogiseer-client WinIBW. Voor consistentie
van de Metis bestanden is het noodzakelijk dat als een onderzoeksblok wordt overgeheveld van het ene
naamsrecord naar het andere en een onderzoeker daardoor een nieuwe DAI krijgt, het oude DAI in het
record van de nieuwe DAI wordt opgenomen. Het betreffende veld is beschreven in hoofdstuk 4.2.
Appendix 4 geeft een procedurebeschrijving voor het splitsen en samenvoegen van namen in de persoons-
namenthesaurus. De daarin genoemde WinIBW scripts zullen ter beschikking worden gesteld door Pica.

4 Nieuwe velden

Omdat onderzoekers verbonden kunnen zijn aan meerdere vakgroepen, faculteiten en universiteiten wordt
bij het vaststellen van de structuur gebruik gemaakt van een technische mogelijkheid die tot nu toe uit-
sluitend voor metadata wordt gebruikt: de mogelijkheid om gegevens op 'exemplaarniveau' vast te leggen.
Bij metadata, zoals de titelgegevens van boeken, wordt het exemplaarniveau gebruikt om een signatuur en
uitleencode of, bij tijdschriften, de aanwezige jaargangen vast te leggen; bij persoonsnamen kan het worden
gebruikt als een 'onderzoeksblok' dat herhaald wordt voor elk werkverband van een onderzoeker. Strekken
de werkverbanden zich uit over meerdere universiteiten dan worden de werkverbanden per universiteit
vastgelegd, waarbij altijd een koppeling wordt gemaakt naar dezelfde persoonsnaam.

Omdat de Metis gegevens primair in de Metis databanken zullen worden onderhouden, worden de uit Metis
afkomstige naamsgegevens apart gehouden van de huidige velden van de persoonsnamenthesaurus. Ook
hiervoor wordt gebruikt gemaakt van een aan titelbeschrijvingen ontleende veldstructuur: de Metis naamge-
gevens zullen worden vastgelegd in 'lokale' velden. Wanneer een onderzoeker aan meerdere universiteiten
verbonden is en dus in meerdere Metis bestanden voorkomt en dus in meerdere Metis bestanden gewijzigd
kan worden, zal voor elke universiteit een apart lokaal blok beschikbaar zijn. Eén en ander leidt tot de
onderstaande recordstructuur:

4.1 Velden op gemeenschappelijk niveau

De onderzoeksgegevens hebben slechts in beperkte mate invloed op de gemeenschappelijke gegevens in
de persoonsnamenthesaurus: er wordt een veld door het systeem gegenereerd als aan een thesaurusrecord
onderzoeksgegevens worden toegevoegd en er wordt een veld toegevoegd dat wordt gebruikt wanneer bij
de initiële vulling vanuit onderzoeksbestanden mogelijk dubbele namen worden ingevoerd.

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

001@

-

-

ILN bit stri

Toelichting:

1. Wordt per universiteit geactiveerd als een eerste onderzoeksblok wordt toegevoegd en wordt gedeactiveerd als het laatste blok wordt verwijderd.
2. Wordt in het thesaurus format niet getoond
3. Kan in overige presentaties worden omgezet in de naam van de instelling
4. Activering en de-activering worden in het GGC gelogd als update
5. Speelt bij thesaurus records (vooralsnog) geen rol bij zoeken en filteren

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

038L

796

-

DAI - PPN van voorkeursnaam

$a

 

 

Bron van nieuwe naam

$b

 

 

Status van nieuwe naam

$x

 

 

Gelijkheidswaarde van beide namen

$9

! ... !

-

PPN van voorkeursnaam

+Toelichting:+Dit veld wordt aan en nieuwe naam toegevoegd bij batch invoer, wanneer bij het matchen een naam
gevonden wordt met een gelijkheidswaarde die ligt tussen de waarden die gedefinieerd zijn voor samen-
voegen en voor nieuwe invoer; de ingevoerde naam is dus mogelijk dubbel en veld 038L bevat naast enige
administratieve informatie het PPN van de gevonden naam. Zie ook #Matchen van persoonsnamen.

4.2 Velden op lokaal niveau

Op het nieuw te definiëren lokale niveau worden alle Metis naamsgegevens en het lokale Metis onderzoeker-
nummer vastgelegd. In beginsel zullen deze velden zichtbaar zijn voor de bibliotheekmedewerkers van de
eigen universiteit, die de thesaurus gebruiken voor de catalogusbouw; indien echter nodig kunnen de lokale
velden met behulp van een filtertabel verborgen worden. Gebruikers van de persoonsnamen thesaurus van
andere universiteiten kunnen de onderzoeksgegevens alleen zien als men bevoegd is lokale en
exemplaargegevens van andere bibliotheken te bekijken. Invoer en mutatie zijn uitsluitend voorbehouden
aan medewerkers van de eigen universiteit.

In de lokale gegevens wordt tevens het veld 'Oud PPN - Oud DAI' opgenomen dat gebruikt wordt als
thesaurusrecords worden samengevoegd of gesplitst. Strikt genomen hoort dit veld niet op lokaal niveau,
maar in het huidige gebruik van de persoonsnamenthesaurus is aan vastlegging van het oude PPN bij
samenvoeging en splitsing (tot nu toe) geen behoefte. Het veld is echter voor de DAI administratie in Metis
bestanden zo belangrijk dat het voor onderzoekers wordt vastgelegd op lokaal niveau.

Toevoegen van lokale velden, dus van Metis naamsgegevens, is alleen mogelijk als tevens een onderzoeks-
blok wordt toegevoegd.

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

103M

A01

ONDERZOEKERNUMMER

Lokaal onderzoekernummer

$0

 

 

Nummer van maximaal 10 posities

Toelichting:

1. Dit veld is benodigd om DAI's (ppn's) te kunnen opnemen in de Metis databank; na afloop van hetproject kan bekeken worden of dit nummer opgeheven kan worden.

2.Het veld zal door het Pica systeem niet inhoudelijk worden gecontroleerd.
3. Het veld zal worden geïndexeerd.

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

103Z

A99

Tbd

Oud PPN - oud DA

$0

 

 

Oud PPN

+Toelichting:+Kenmerk 103Z wordt met behulp van WinIBW scripts toegevoegd indien onderzoeksgegevens worden
overgeheveld van een verwijderd thesaurusrecord naar record dat door de bibliothecaris is aangemerkt als
het voorkeursrecord. Deze actie kan alleen uitgevoerd worden door een bibliothecaris die is verbonden aan
dezelfde onderzoeksinstelling.

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

128A

A10

-

Metis naamsvorm met initialen

$e

#...#

TT

Titulatuur

$d

 

VLT

Voorletters

$c

/...

VV

Voorvoegsel

$a

@...

NAAM

Eigennaam, achternaam

$f

(...)

-

Titulatuur achter de naam

 

 

VOORKEUR

Zie toelichting punt 1

Toelichting:

1. Het Metis veld VOORKEUR wordt gebruikt in de conversie naar Pica:
- indien dit element aanwezig is, wordt kenmerk 128A aangemaakt;
- indien dit veld niet aanwezig is, worden de naamsgegevens vertaald naar 128@ (zie volgende tabel)
2. De inhoud van kenmerk 128A wordt drie keer geïndexeerd met de voor persoonsnamen gebruikelijke
indexroutine:
- Eén keer als een lokale index, alleen toegankelijk voor de eigen bibliotheek / universiteit
- Twee keer als een algemeen doorzoekbare index (ILN=0). (Deze index zal na de implementatie van
CBS4 v3.2 beschikbaar komen.)
0. Er zullen twee algemeen doorzoekbare indexen gemaakt: één met het voor persoonsnamen gebruike-
lijke indextype en één met een nieuw indextype. Wanneer bij zoeken van dit nieuwe indextype gebruik
wordt gemaakt, zoekt men impliciet in de sub-thesaurus van onderzoekers; in dummy commandotaal:
- <zoek onderzoeker> zoekt binnen de thesaurus records met een 128A
- <zoek persoon> zoekt binnen de gehele thesaurus.
1. Subveld $f is gedefinieerd voor toekomstig gebruik; het zal niet worden gevuld vanuit de initiële Metis
invoer.

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

128B

A11

-

Naam met uitgeschreven voornaam/namen

$e

#...#

TT

Titulatuur

$d

 

VLT

Voornaam/namen

$c

/...

VV

Voorvoegsel

$a

@...

NAAM

Eigennaam, achternaam

$f

(...)

-

Titulatuur achter de naam

Toelichting:

0. In Metis wordt het veld voornaam/voornamen nog niet ondersteund; daarom wordt het in de pilot direct
aangeleverd uit de personeelsadministratie van de RUG in een aparte tabelbestaande uit onderzoeker-
nummers en voornamen. Op basis van de onderzoekernummers wordt bij de conversie een volledige
128B samengesteld met voornaam/namen, achternaam, voorvoegsel en titel.
2. Zie verder de toelichting bij 128A.

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

128@

A20

-

Metis naamsvorm - niet voorkeursnaam

$d

 

VLT

Voorletters, roepnaam

$c

/...

VV

Voorvoegsel

$a

@...

NAAM

Eigennaam, achternaam

Toelichting:

1. De Metis naamsgegevens worden geconverteerd naar 128@ indien het element VORRKEUR ontbreekt.
2. Er is afgesproken dat in niet-voorkeursnamen geen titulatuur wordt opgenomen.
3. De inhoud van kenmerk 128@ wordt op dezelfde wijze geïndexeerd als kenmerk 128A.

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

132A

A30

 

Geboortedatum / leefjaren

$a

 

GEB_DATUM

Leefjaren

$b

=

GESL

Geslacht: 1 positie: M of V

Toelichting:

1. Dit veld is optioneel; indien aanwezig is minimaal één subveld verplicht; in het thesaurus format begint
dit veld dus met een '=' als alleen de geslachtsaanduiding aanwezig is.
2. Het geboortejaar wordt bij offline matchen gebruikt om te bepalen of dezelfde naamsvormen verschillend
zijn.

4.3 Velden van het onderzoeksblok

De velden die tot het onderzoeksblok gerekend worden, zijn gedefinieerd op niveau 2 van de Pica+ data-
structuur.  Voor onderzoekers met meerdere werkverbanden, wordt per werkverband een onderzoeksblok
gedefinieerd. In beginsel zullen deze velden zichtbaar zijn voor de bibliotheekmedewerkers van de eigen
universiteit, die de thesaurus gebruiken voor de catalogusbouw; indien echter nodig kunnen ook de
exemplaargebonden velden met behulp van een filtertabel verborgen worden. Gebruikers van de persoons-
namenthesaurus van andere universiteiten kunnen de onderzoeksgegevens alleen zien als men bevoegd is
lokale en exemplaargegevens van andere bibliotheken te bekijken. Invoer en mutatie zijn uitsluitend
voorbehouden aan medewerkers van de eigen universiteit.

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

208@

E01

 

Selectiesleutel

$a

 

 

Datum, wordt door systeem gegenereerd

$b

 

 

Selectiesleutel; zie toelichting

Toelichting:

1. In de structuur van onderzoeksblokken (exemplaarblokken) is veld 208@ noodzakelijk. Het veld wordt in
de DAI web interface niet getoond (zie #Ophalen DAI). Indien niet aanwezig wordt het door het systeem
automatisch toegevoegd onder de volgende condities:
- de server behorend bij de web interface genereert  veld 208@ subveld $b met als inhoud een kleine
letter 'p'.
- tevens wordt door de catalogiseer server subveld $a toegevoegd met als inhoud de systeemdatum.
- indien veld 208@ reeds aanwezig is in en onderzoeksblok kan dit veld via de DAI web interface niet
gewijzigd worden; wijzigingen zijn dan alleen mogelijk met WinIBW.
2. Er wordt een gecombineerde index op de inhoud van beide subvelden: datum + code. Deze ingang is
per bibliotheek (ILN) afzoekbaar.

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

229A

B10

 

Organisatie behorend bij het dienstverband

$B

 

CODE_ORGANISATIE

Code van de organisatie waarbij de onderzoeker een aanstelling heeft

$a

 

 

Bij code behorende naam

Toelichting:

1. Dit veld is herhaalbaar; thans komt het in Metis per dienstverband (onderzoeksblok) maximaal drie keer
voor; in de toekomst zal deze beperking worden opgeheven.
2. De bij een code behorende naam zal worden meegeleverd. Codes en namen zijn per Metis database
verschillend; daarom worden codes in presentaties niet met behulp van tabellen geëxpandeerd.
3. In eindgebruikerpresentaties wordt alleen de inhoud van $a getoond; in het catalogiseerformat wordt de
inhoud van $B achter de inhoud van $a getoond. .
4. Beide subvelden worden geïndexeerd:
- de code in $B wordt geïndexeerd per bibliotheek (ILN)
- de naam in $a wordt zowel per bibliotheek als algemeen doorzoekbaar (ILN=0) geïndexeerd.
In beide gevallen worden er twee indexen gemaakt: een index op woordbasis en een index op de
gehele inhoud van $a. (De index met ILN=0 zal gemaakt worden na implementatie van CBS4 v3.2)

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

232A

B20

 

Start- en einddatum aanstelling

$a

 

BEGIN_PERIODE

Startdatum aanstelling

$b

 

EIND_PERIODE

Einddatum aanstelling

Toelichting:

1. Dit veld wordt niet geïndexeerd.
2. De structuur van begin- en einddatum wordt niet gecontroleerd.

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

232B

B21

 

Codering en omschrijving functie

$a

 

CODE_FUNCTIE

Code van de functie

$b

 

 

Bij code behorende omschrijving

Toelichting:

1. Dit veld wordt niet geïndexeerd.

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

237A

B50

-

Veld voor opmerkingen / toelichtingen

$a

 

-

Opmerking / toelichting

Toelichting:

1. Dit veld is herhaalbaar
2. Dit veld wordt niet geïndexeerd.
3. Het veld wordt niet aangeleverd bij de initiële invoer vanuit Metis.

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

203@

B90

 

Onderzoeksblok productienummer (epn)

$0

 

 

Nummer: 9-10  posities, incl. check digit

Toelichting:

1. Dit veld wordt geïndexeerd.

Pica+

Thesaurus

Metis

Omschrijving

201B

B95

 

Datum en tijdstip laatste mutatie van onderzoeksblok

$0

 

 

Datum: dd-mm-jj

$t

 

 

Tijdstip: uu-mm-ss-mmm

Toelichting:

1. Dit veld wordt niet geïndexeerd

5 Relatie tussen bestaande en nieuwe velden

Zoals beschreven in hoofdstuk 4 worden alle uit Metis afkomstige velden vastgelegd op lokaal en exemplaar
niveau. Daarmee wordt bereikt dat de twee toepassingsgebieden van de Pica persoonsnamenthesaurus
elkaar niet of nauwelijks kunnen verstoren, hoezeer ook verschillend in gebruik. Er is echter één punt waarop
gebruik kan interfereren: wanneer vanuit Metis gegevens moeten worden toegevoegd aan een naam die nog
niet in de thesaurus aanwezig is. In dat geval dient een thesaurusrecord te worden aangemaakt ten einde de
gewenste lokale en exemplaargegevens te kunnen toevoegen. Deze situatie kan zowel bij initiële vulling als
bij het dagelijks gebruik optreden.

Initiële vulling:

Als bij de initiële vulling geen naam wordt gevonden in de Persoonsnamenthesaurus wordt een nieuw
thesaurusrecord aangemaakt op basis van de Metis naamsgegevens:
- 128A [kenmerk A10] wordt gekopieerd naar 028A [kenmerk 100], met dezelfde subvelden.
- 128B [kenmerk A11] wordt gekopieerd naar 028B [kenmerk 110], met dezelfde subvelden.
- 132A [kenmerk A30] wordt gekopieerd naar 032A [kenmerk 300], met hetzelfde subveld.
Tevens wordt 002@ [kenmerk 005] toegevoegd met als inhoud Tpx.
Vervolgens worden aan dit nieuwe thesaurusrecord de lokale en exemplaargegevens toegevoegd.

Dagelijks gebruik:

Bij het online ophalen van DAI's kan het voorkomen dat een naam nog niet in de persoonsnamenthesaurus
aanwezig is. De gebruiker kan dan op een MAAK NAAM button klikken waarna het Pica systeem ervoor
zorgt dat op basis van de zoekstring een naam wordt gemaakt bestaande uit de volgende Pica+ velden:
- 002@ [005] Tpx
- 028A [100] met als inhoud de uit de zoekstring gekopieerde naam. Daarbij wordt tekst voor een komma
vertaald naar het subveld voor de achternaam ($a) en tekst na de komma naar het subveld voor de
voornaam ($d). Eventuele voorvoegsels worden als deel van de voornaam behandeld. Vooralsnog wordt
ervan uitgegaan dat er één zoekstring wordt gebruikt; er zal bij het aanmaken van een thesaurusrecord
dus geen rekening gehouden worden met namen met initialen en namen met uitgeschreven voornaam/
namen.

Nadat op deze wijze een naam aan de thesaurus is toegevoegd, kan de gebruiker doorgaan met het online
verwerken van de Metis gegevens.

6 Benodigde URL's

In het dagelijkse gebruik van de persoonsnamenthesaurus in relatie met Metis zijn vier URL's en een java
script voorzien om de procesgang te vereenvoudigen:

1. MAAK DAI

De mogelijkheid om deze URL te activeren wordt geboden in de Metis interface indien een gebruiker die
toegang heeft tot de persoonsnamenthesaurus een naam zonder DAI geselecteerd of aangemaakt heeft.
Met behulp van deze URL wordt een gebruiker in het GGC ingelogd en wordt een zoekactie gedaan naar de
aanwezigheid van een onderzoeker. Daartoe bevat deze URL de volgende gegevens:
- Usernummer / wachtwoord dat gebruikt moet worden voor het inloggen. Het usernummer is gekoppeld
aan de UB Groningen en krijgt de bevoegdheden die nodig zijn om te kunnen zoeken in de thesaurus en
om nieuwe persoonsnamenrecords te kunnen maken en om lokale en exemplaargegevens te kunnen
toevoegen (in het verborgen Pica+ format).
- Inperking van de zoekactie tot het Record type Thesaurus
- Gebruik van de standaard zoeksleutel <onderzoeker>
Het door Metis te ontwikkelen script dat deze basisgegevens ophaalt, dient achter het sleuteltype de
naamsgegevens te plakken in de structuur <achternaam komma voornaam>.
- Naams- en onderzoeksvelden, conform de definitie van hoofdstuk 4.2 en 4.3 in de URL-structuur be-
schreven in Appendix 1.

2. MAAK NAAM

De Maak NAAM URL wordt gebruikt om bevoegde gebruikers de mogelijkheid te bieden om na een zoek-
actie een naam in te voeren. De URL bevat de volgende elementen:
- Invoer commando
- De Pica+ velden 002@ $0Tpa; 028A $a<naam>$d<voornaam>. De inhoud van <naam> en <voornaam>
worden uit de zoekstring gekopieerd.

3. METIS

De METIS URL wordt gebruikt om bevoegde gebruikers de mogelijkheid te bieden lokale en exemplaar-
gegevens aan een gevonden naam toe te voegen. De bijbehorende button wordt alleen getoond in volledige
presentatie van persoonsnamen. Na activering wordt de template getoond waarop de Metis naamsgegevens
en onderzoeksgegevens kunnen worden toegevoegd en gemuteerd.

4. DAI EXPORT

De DAI EXPORT button wordt uitsluitend getoond op de template met de Metis gegevens. Na activering
wordt een java script geactiveerd dat het PPN (DAI) op het klembord plaatst en het thesaurusvenster sluit.
Op het Metis scherm kan de gebruiker vervolgens het PPN in het daartoe bestemde veld plakken.

5. GET PPNDe GET PPN button kan in Metis omgeving gebruikt worden om het complete thesaurusrecord met
toegevoegde lokale en exemplaargebonden gegevens op te halen uit de thesaurus zodat deze in het Metis
bestand verwerkt kan worden als een nieuwe invoer of als een update, al naar gelang de lokale situatie.

Desgewenst kunnen bovenstaande URL's als Open-URL's of als 'free-format' URL's worden geadministreerd
en onderhouden in de Admin module bij Pica. In het kader van het pilot project zal Pica de benodigde URL's
vastleggen en indien nodig aanpassen. Het java script achter de DAI export button wordt direct aan de
betreffende button gekoppeld en is dus niet via een Admin module te wijzigen.

7 Matchen van persoonsnamen

Omdat alle uit Metis afkomstige gegevens worden geconverteerd naar lokale en exemplaargebonden velden
in het Pica format, zal een initiële vulling altijd per universiteit plaats vinden, ook als in de toekomst meerdere
universiteiten tegelijk hun Metis gegevens met de persoonsnamenthesaurus willen koppelen. Bij een initiële
vulling worden de uit Metis geëxporteerde naamsgegevens gebruikt om overeenkomende namen in de per-
soonsnamenthesaurus op te zoeken. In de thesaurus zijn persoonsnamen als volgt geïndexeerd:
- Uitsluitend kleine letters
- UTF8 tekenset, met indexering van diakritische tekens:

  •   Indexering van Franse accenten
  •   Indexering van umlaut - geen vertaling naar grondletter + e
  •   Indexering van Nederlandse IJ als i+j

- De structuur van de index is: achternaam, komma, voornaam/namen
- Voorvoegsels worden in de indexen achter de laatste voornaam opgenomen (als 'laatste voornaam').

Bij een initiële vulling worden de Metis gegevens eerst geconverteerd naar Pica kenmerken en worden
daarna uit deze velden zoekingangen gegenereerd volgens dezelfde conventies als bij de indexen (kleine
letters, UTF8, dezelfde behandeling van diakrieten etc.). Vervolgens wordt getracht de bij de Metis namen
behorende thesaurusrecords te vinden. Dit zal in een aantal losse stappen gedaan worden, waarbij na elke
stap de nog overblijvende namen geanalyseerd zullen worden zodat de volgende stap een zo groot mogelijk
rendement zal opleveren.

Bij elke stap wordt automatische aanwezigheidscontrole toegepast. Bij deze controle worden de gelijkheids-
waarden berekend tussen de in te voeren namen en de gevonden namen en worden onder- en boven-
grenzen vastgesteld:
- namen die onder de ondergrens blijven (bijvoorbeeld 0.10) worden als nieuwe namen ingevoerd
- bij namen die boven de bovengrens komen (bijvoorbeeld 0.75) worden de onderzoeksgegevens aan de
gevonden naam toegevoegd
Namen met een gelijkheidswaarde tussen de onder- en bovengrens zullen in eerste instantie apart gehouden
voor nadere analyse om in een volgende stap de aanwezigheidscontrole te verfijnen.

Vanaf de eerste stap zal het analyseren van de leefjaren een belangrijke rol spelen. Dit veld wordt in de
thesaurus niet geïndexeerd en speelt dus pas een rol als er thesaurusrecords worden gevonden. Daarbij
doen zich de volgende situaties voor:
- geen leefjaren in beide records, d.w.z. in het Metis record en het eerst gevonden thesaurus record
- gelijke leefjaren in beide records
- verschillende leefjaren in beide records
- leefjaren in één van beide records.
Deze situaties kunnen tot uitdrukking gebracht worden in het berekenen van de gelijkheidswaarden. Indien
nodig kunnen voor volgende stappen deze berekeningen gewijzigd worden; ook kunnen speciale indexen
gebouwd worden om de trefkans te vergroten, bijvoorbeeld door bij voornamen alleen de eerste letter te
gebruiken om beter met initialen te kunnen matchen.

Een eerste run kan bijvoorbeeld beperkt worden tot Metis namen die slechts één treffer opleveren in de
thesaurus. Indien de gevonden thesaurusrecords dezelfde leefjaren hebben als de Metis records, worden de
Metis velden als lokale en exemplaargebonden velden toegevoegd. Alle overige namen worden in deze
eerste run nog niet verwerkt. Na evaluatie van de overgebleven namen kan een tweede run gedraaid worden
waarbij, bijvoorbeeld alle namen die geen treffer hebben opgeleverd met behulp van speciale indexen
nogmaals worden opgezocht. In een derde run zouden niet-gevonden namen en namen met een gelijk-

heidswaarde kleiner dan (bijvoorbeeld) 0.20 in de thesaurus kunnen worden opgenomen. Een volgende run
kan zich richten op de invoer van Metis records die meerdere treffers in de thesaurus opleveren, waarbij een
thesaurusrecord met overeenkomende leefjaren geselecteerd wordt om lokale en exemplaargebonden
gegevens aan toe te voegen en in een vierde run worden records ingevoerd die alleen treffers met
verschillende leefjaren opleveren.

Op deze wijze wordt het aantal Metis records dat nog verwerkt moet worden steeds kleiner en kan de
matching telkens per run gericht op de nog overgebleven records worden afgesteld. De hier beschreven
volgorde en het aantal uit te voeren runs kan in de praktijk, op basis van de opgedane ervaringen, worden
aangepast.

Uiteindelijk blijft er een categorie records over waarbij het niet duidelijk is of er geen, één of meerdere treffers
in de thesaurus aanwezig zijn. Deze records zullen een gelijkheidswaarde hebben die tussen de onder- en
bovengrens zit, waarbij er geen mogelijkheden meer zijn om deze grenzen nog dichter bij elkaar te brengen.
Deze categorie krijgt een bijzondere status, de zogenaamde B-status. Namen met een B-status hebben een
link (ppn-verwijzing) naar het meest gelijkende record in de thesaurus. De B-status records dienen door
deskundigen online bekeken te worden met WinIBW, de catalogiseerclient van het Pica systeem. Daarbij kan
gebruik gemaakt worden van een aantal speciale functies zoals:
- het naast elkaar tonen op één scherm van het Metis record en het meest gelijkende thesaurusrecord
- het omzetten van de B-status in een normale status als de records verschillend zijn
- het hevelen van de lokale en exemplaargebonden velden naar het thesaurusrecord als de records
hetzelfde zijn
- het snel kunnen verwijderen van overbodig geworden records met B-status.
Ten einde namen met een B-status efficiënt te kunnen verwerken zullen een aantal WinIBW scripts
vervaardigd worden; zie Appendix 5: samenvoegen en splitsen van thesaurusrecords.

In de voorbereidingsfase zullen de namen die meerdere treffers opleveren niet direct als record met een B-
status worden ingevoerd, maar zullen eerst lijsten worden gemaakt waarmee onderzocht worden of het
matchen nog verder aangescherpt kan worden door, bijvoorbeeld, de index definitie aan een specifieke
situatie aan te passen.  De stapsgewijze aanpak is er op gericht om de onder- en bovengrenzen van de
gelijkheidswaarde zo dicht mogelijk bij elkaar te brengen, zodat het aantal namen met een B-status zo klein
mogelijk gehouden kan worden.

I Appendix: Metis export format

Voor de toelevering van onderzoekergegevens vanuit lokale (Metis) onderzoeksdatabanken worden twee
export formats gehanteerd: een eenvoudige structuur gebaseerd op een vaste record en veld lengten en een
URL gebaseerde structuur. De structuur met vaste lengten wordt zowel voor de initiële vulling als voor het
(dagelijks) verwerken van lokaal aangebrachte updates gebruikt (zie #Initiële vulling en #Ophalen van Metis wijzigingen). De URL gebaseerde structuur wordt gebruikt in de 'MAAK DAI'' URL die wordt samengesteld
als een DAI (PPN) wordt opgehaald uit de persoonsnamenthesaurus (zie #Ophalen DAI).

De structuur met vaste lengten.

Record lengte: 275 posities:
1. Positie 001 t/m 005: onderzoekernummer
2. Positie 008 t/m 043: naam medewerker
3. Positie 044 t/m 059: voorletter(s)
4. Positie 060 t/m 080: voorvoegsel
5. Positie 081 t/m 096: titulatuur
6. Positie 097 t/m 097: voorkeur
7. Positie 099 t/m 099: geslacht
8. Positie 101 t/m 111: geboortedatum
9. Positie 112 t/m 113: code functie
10. Positie 115 t/m 165: functie
11. Positie 166 t/m 173: code organisatie
12. Positie 175 t/m 225: organisatie
13. Positie 226 t/m 235: begin aanstelling
14. Positie 237 t/m 246: eind aanstelling

URL- structuur
De URL die door Metis wordt opgestuurd naar de thesaurus om een DAI op te halen (zie #Ophalen DAI) heeft
de volgende opbouw:

 

Attribuut

Voorbeeld

1

Adres OCLC PICA web pagina

http://develop.pica.nl:18080/

2

Usernummer/wachtwoord

login/FORM/REQUEST?DB=1.1&USER_KEY=<usernummer>&PASSWORD=<wachtwoord>

3

Redirect

&REDIRECT=http%3A%2F%2Fdevelop.pica.nl%3A18080%2FDB %3D1.1

4

Zoekstring

%2FCMD%3FACT%3DSRCH%26IKT%3D1%26SRT%3DRLV%26REC%3D2%26TRM%3Djansen%2c%20jan

5

Onderzoekernummer

%2Fp%5Fonderzoekernummer%3D20045

6

Naam mdewerker

%2Fp%5Fnaam%5Fmedewerker%3DObdam

7

Voorletter(s)

%2Fp%5Fvoorletter%3DPh.J.

8

Voorvoegsel

%2Fp%5Fvoorvoegsel%3D

9

Titulatuur

%2Fp%5Ftitulatuur%3DDr.

10

Voorkeur

%2Fp%5Fvoorkeur%3DJ

11

Geslacht

%2Fp%5Fgeslacht%3DV

12

Geboortedatum

%2Fp%5Fgeboortedatum%3D23-10-1953

13

Code functie

%2Fp%5Fcode%5Ffunctie%3D30

14

Functie

%2Fp%5Ffunctie%3DUniversitair docent

15

Code organisatie

%2Fp%5Fcode%5Forganisatie%5Fa%3D22020100

16

Organisatie

%2Fp%5Forganisatie%5Fa%3Dradiologie

17

Begin aanstelling

%2Fp%5Fbegin%5Faanstelling%3D01-01-2000

18

Einde aanstelling

%2Fp%5Feinde%5Faanstelling%3D31-10-2005

Voorbeeld:[http://develop.pica.nl:18080/login/FORM/REQUEST?DB=1.1&USER_KEY=3&PASSWORD=dai&REDIRECT
=http%3A%2F%2Fdevelop.pica.nl%3A18080%2FDB%3D1.1%2FCMD%3FACT%3DSRCH%26IKT%3D1%2
6SRT%3DRLV%26REC%3D1%26TRM%3Djansen%2c%20jan%2Fp%5Fonderzoekernummer%3D20045] ,
etc.

Opmerkingen:
- Alle gegevens na de REDIRECT dienen gecodeerd (encoded) te worden.
- In een productie omgeving zal het adres van de Pica webpagina, het usernummer en het wachtwoord
gewijzigd worden; usernummer en wachtwoord zullen per onderzoeksinstelling verschillend zijn.
- Mogelijk gebruik van volledige voornamen naast of in plaats van initialen moet na oplevering van een
nieuwe Metis release nog nader worden uitgewerkt.
- Als tekenset wordt UTF8 gebruikt.

II Appendix: Pica export format

In het kader van het DAI project wordt een XML definitie opgesteld van het format dat is beschreven in
hoofdstuk 4, uitgebreid met enkele velden afkomstig uit het thesaurusrecord, zoals het PPN (DAI), de
volledige naam en, indien van toepassing het oude PPN - oude DAI.
De XML export van persoonsnamen met daaraan toegevoegde onderzoeksblokken is zowel in online als in
offline omgeving mogelijk. De specificatie van de XML structuur bestaat uit twee delen: het XML-schema
(XSD) en het bijbehorende XML document.

II.I XSD

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<\!-\-
XML Schema for validating XML descriptions of the DAI export.
Version : 0.4
Creator : Hans Mugge
Date : 03-04-2006
\-->
<xs:schema xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema">
<\!-\- definition of simple elements -->
  <xs:element name="PPN_003at_797" type="xs:string"/>
  <xs:element name="EmployeeName_128Adollara_A10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="Initials_128Adollard_A10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="Prefix_128Adollarc_A10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="Titles_128Adollare_A10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="PreferredName_128A_A10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="ResearchNumber_103M_A01" type="xs:string"/>
  <xs:element name="DateOfBirth_132Adollara_A30" type="xs:string"/>
  <xs:element name="Sex_132Adollarb_A30" type="xs:string"/>
  <xs:element name="tPersonalia_028A" type="xs:string"/>
  <xs:element name="tNameVariant_028at" type="xs:string"/>
  <xs:element name="FunctionName_232Bdollarb_B21" type="xs:string"/>
  <xs:element name="FunctionCode_232Bdollara_B21" type="xs:string"/>
  <xs:element name="OrganisationName_229Adollara_B10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="OrganisationCode_229AdollarB_B10" type="xs:string"/>
  <xs:element name="StartDate_232Adollara_B20" type="xs:string"/>
  <xs:element name="EndDate_232Adollarb_B20" type="xs:string"/>
  <xs:element name="daiurl" type="inhoud"/>
  <!-- definition of complex elements -->
  <xs:complexType name="inhoud">
  <xs:sequence>
    <xs:element name="PersonalData">
      <xs:complexType>
        <xs:sequence>
          <xs:element ref="PPN_003at_797"/>
          <xs:element name="Name">
            <xs:complexType>
              <xs:sequence>
                <xs:element ref="EmployeeName_128Adollara_A10"/>
                <xs:element ref="Initials_128Adollard_A10"/>
                <xs:element ref="Prefix_128Adollarc_A10" minOccurs="0"/>
                <xs:element ref="Titles_128Adollare_A10" minOccurs="0"/>
                <xs:element ref="PreferredName_128A_A10" minOccurs="0"/>
              </xs:sequence>
            </xs:complexType>
          </xs:element>
          <xs:element ref="ResearchNumber_103M_A01"/>
          <xs:element ref="DateOfBirth_132Adollara_A30" minOccurs="0"/>
          <xs:element ref="Sex_132Adollarb_A30" minOccurs="0"/>
          <xs:element name="ThesaurusData">
            <xs:complexType>
              <xs:sequence>
                <xs:element ref="tPersonalia_028A" minOccurs="0"/>
                <xs:element ref="tNameVariant_028at" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
              </xs:sequence>
            </xs:complexType>
          </xs:element>
        </xs:sequence>
      </xs:complexType>
    </xs:element>
    <xs:element name="FunctionalData">
      <xs:complexType>
        <xs:sequence>
          <xs:element name="Function">
            <xs:complexType>
              <xs:sequence>
                <xs:element ref="FunctionName_232Bdollarb_B21" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
                <xs:element ref="FunctionCode_232Bdollara_B21" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
              </xs:sequence>
            </xs:complexType>
          </xs:element>
          <xs:element name="Organisation">
            <xs:complexType>
              <xs:sequence>
                <xs:element ref="OrganisationName_229Adollara_B10" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
                <xs:element ref="OrganisationCode_229AdollarB_B10" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
              </xs:sequence>
            </xs:complexType>
          </xs:element>
          <xs:element name="Appointment">
            <xs:complexType>
              <xs:sequence>
                <xs:element ref="StartDate_232Adollara_B20" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
                <xs:element ref="EndDate_232Adollarb_B20" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
              </xs:sequence>
            </xs:complexType>
          </xs:element>
        </xs:sequence>
      </xs:complexType>
    </xs:element>
  </xs:sequence>
  </xs:complexType>
</xs:schema>

II.II XML document

  <?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>
<catalog banner="NTA">
<record>
            <seqnr>1</seqnr>
            <sortkey>067745560 </sortkey>
            <main>067575560</main>
            <PersonalData>
                        <PPN_003at_797>067745560</PPN_003at_797>
                        <PPN_103Z_A99>044596941<PPN_103Z_A99>
                        <Name>

<EmployeeName_128Adollara_A10>Schijndel</EmployeeName_128Adollara_A10>
                                    <Initials_128Adollard_A10>K.J.</Initials_128Adollard_A10>
                                    <Prefix_128Adollarc_A10>van</Prefix_128Adollarc_A10>
                                    <Titles_128Adollare_A10>Prof.Dr.</Titles_128Adollare_A10>
                                    <PreferredName_128A_A10>J.</PreferredName_128A_A10>
                        </Name>
                        <ResearchNumber_103M_A01>06817</ResearchNumber_103M_A01>
                        <DateOfBirth_132Adollara_A30>15-11-1955</DateOfBirth_132Adollara_A30>
                        <Sex_132Adollarb_A30>M</Sex_132Adollarb_A30>
                        <ThesaurusData>
                                    <tPersonalia_028A>Karel Jan van Schijndel, 15-11-1955; professor</tPersonalia_028A>
                                    <tNameVariant_028at>Carel Jan van Schijndel</tNameVariant_028at>
                        </ThesaurusData>
            </PersonalData>
            <FunctionalData>
                        <Function>
                                    <FunctionName_232Bdollarb_B21>Universitair hoofddocent</FunctionName_232Bdollarb_B21>
<FunctionCode_232Bdollara_B21>20</FunctionCode_232Bdollara_B21>
                        </Function>
                        <Organisation>
                                    <OrganisationName_229Adollara_B10>Huisartsgeneeskunde-vakgroep</OrganisationName_229Adollara_B10>

<OrganisationCode_229Adollarb_B10>22000200</OrganisationCode_229Adollarb_B10>
                        </Organisation>
                        <Appointment>
                                    <StartDate_232Adollara_B20>01-10-1991</StartDate_232Adollara_B20>
                                    <EndDate_232Adollarb_B20>01-10-2001</EndDate_232Adollarb_B20>
                        </Appointment>
                        <Function>

<FunctionName_232Bdollarb_B21>Onderzoeker</FunctionName_232Bdollarb_B21>

<FunctionCode_232Bdollara_B21>27</FunctionCode_232Bdollara_B21>
                        </Function>
                        <Organisation>

<OrganisationName_229Adollara_B10>Oogheelkunde</OrganisationName_229Adollara_B10>

<OrganisationCode_229Adollarb_B10>22700900</OrganisationCode_229Adollarb_B10>
                        </Organisation>
                        <Appointment>
                                    <StartDate_232Adollara_B20>01-10-2001</StartDate_232Adollara_B20>
                        </Appointment>
            </FunctionalData>
</record>
</catalog>

III Appendix: Thesaurus templates

Deze Appendix bevat  voorbeelden van drie templates die getoond worden bij het zoeken in de Neder-
landse Thesaurus voor Auteursnamen. Het template dat gebruikt worden voor het invoeren van Metis
gegevens in the thesaurus en het template dat getoond wordt nadat de in te voeren gegevens zijn
geaccepteerd, staan in #Ophalen DAI.
    Template Geen naam gevonden
   Template meerdere namen gevonden
    Template één naam gevonden of gekozen uit namenoverzicht

IV Appendix: Kwaliteitseisen

Het DAI project is een pilot project dat bij welslagen als voorbeeld zal dienen voor gelijksoortige projecten
bij de overige Nederlandse onderzoeksinstellingen. Daarom is het van belang om de kwaliteitseisen vast te
stellen waaraan de gegevens, de procedures en de documentatie dienen te voldoen, zodat vervolg-
projecten optimaal gebruik kunnen maken van de resultaten van het pilot project.

IV.I Gegevens

De geformuleerde eisen hebben betrekking op de gegevens die worden aangeleverd vanuit de onderzoeks-
bestanden; de kwaliteit van de gegevens in de persoonsnamenthesaurus wordt geaccepteerd zoals deze
is. Voor de initiële vulling en voor de batch verwerking van in onderzoeksbestanden aangebrachte
wijzigingen gelden de volgende kwaliteitseisen:

1. De naamsgegevens dienen zo volledig mogelijk te zijn:

  • Zoveel als mogelijk is de volledige voornamen in plaats van of naast de initialen
  • Achternaam en voornaam zijn verplichte subvelden; namen waarin één van beide ontbreekt, worden niet verwerkt
  • Geboortejaren zijn dringend gewenst; bij matchen in thesaurus te gebruiken ter onderscheiding van verschillende personen; de uit onderzoeksbestanden overgenomen geboortejaren kunnen desge- wenst in presentaties niet getoond worden.
  • Geslacht is een verplicht veld; bij namen zonder dit veld wordt als inhoud 'o' (onbekend) gegenereerd.
  • De Voorkeursindicatie is een verplicht veld bij de initiële vulling; velden zonder deze indicatie worden niet verwerkt.

2. De onderzoeksgegevens dienen zo volledig mogelijk te zijn:

  • Naam van de organisatie, Omschrijving van de functie en Begindatum van de aanstelling zijn ver- plichte velden; namen zonder deze velden worden niet verwerkt
  • Code van de organisatie en code van de functie zijn gewenst, maar niet verplicht

3. Specifieke eisen voor (dagelijkse) batch verwerking:

  • DAI (PPN) is een verplicht veld; namen zonder DAI worden in de dagelijkse batch verwerking niet behandeld.
  • Namen zonder Voorkeursindicatie worden als naamsvariant toegevoegd; indien al één of meer naamsvarianten in het lokale blok aanwezig zijn, worden identieke naamsvarianten ontdubbeld.

IV.II Procedures

De geformuleerde eisen hebben betrekking op alle procedures die in het pilot DAI project en in vervolg-
projecten voor zullen komen.

1. Aanleveren van Naams- en onderzoeksgegevens voor de initiële vulling

  • De gegevens worden beschikbaar gesteld op een FTP site waar Pica ze kan ophalen; in geval van wachtwoordprotectie, wordt het benodigde wachtwoord ter beschikking gesteld.
  • De file en datastructuur dienen stabiel en conform specificatie te zijn; incidentele wijzigingen dienen tijdig te worden doorgegeven aan de Servicedesk van OCLC PICA.
  • Voor elke onderzoeker wordt één naam met voorkeursindicatie aangeleverd. Bijbehorende Naams- varianten kunnen in tweede instantie worden aangeleverd, nadat de DAI's in de onderzoeks- databank zijn opgenomen.

2. Conversie van de gegevens voor de initiële vulling

  • Bij de conversie mogen geen gegevens verloren gaan.

3. Initiële vulling

  • De persoonsnamenthesaurus dient te beschikken over een voor aanwezigheidscontrole geoptimaliseerde index
  • Mogelijk dubbel ingevoerde namen dienen zodanig gekenmerkt te worden, dat regulier gebruik van de thesaurus zo weinig mogelijk wordt gehinderd
  • Voor mogelijk dubbel ingevoerde namen dienen efficiënte online opschoningvoorzieningen ter be- schikking gesteld te worden:
    • Speciale index om deze namen snel te kunnen zoeken
    • Functies voor
      1. Het vergelijken van mogelijk dubbele namen
      2. Het hevelen van Metis naamsgegevens en onderzoeksgegevens naar de voorkeursnaam
      3. Het verwijderen van dubbel ingevoerde namen

4. DAI export na de initiële vulling

  • Complete export van namen met aangehechte Metis namen en onderzoeksblokken, inclusief DAI (PPN) en Metis nummers dienen via FTP beschikbaar gesteld te worden aan de lokale onderzoeksdatabank na elke fase van het matching proces
  • In Metis dient voor DAI een geïndexeerd veld gedefinieerd te worden

5. Aanmaken / ophalen DAI

  • Onnodig tikwerk dient te worden vermeden:
    • Automatische login
    • Genereren van zoeksleutels uit gevonden namen
    • Meegeven van Naams- en onderzoeksgegevens in URL
    • Invullen van Naams- en onderzoeksgegevens in de web templates van de persoonsnamenthesaurus
  • Aanmaken en ophalen van DAI's moet mogelijk zijn voor medewerkers zonder bibliotheekopleiding:
    • Duidelijke help bij zoeken, invoer / wijzigen van gegevens en bij het heen en weer schakelen tussen Metis en thesaurus

6. Verwerken van lokale wijzigingen

  • De gegevens die in Metis gewijzigd worden dienen dagelijks automatisch verzameld, geconverteerd en op een voor Pica toegankelijke FTP site geplaatst te worden; per onderzoeker worden alle gegevens (alle naamsvarianten en alle onderzoeksgegevens aangeboden.
  • De te verwerken gegevens worden geïdentificeerd met de bijbehorende DAI; gegevens zonder DAI worden niet verwerkt
  • Een geautomatiseerd proces bij Pica controleert dagelijks de daartoe bestemde FTP sites, converteert de gevonden gegevens naar het thesaurus format en verwerkt de gegevens:
    • Namen zonder DAI worden opgeslagen in een error log
    • Bij namen met een DAI worden in de thesaurus voor de betreffende bibliotheek / universiteit alle lokale (Metis namen) en exemplaarvelden (onderzoeksgegevens)  in de thesaurus vervangen door de nieuwe velden, met voorzover mogelijk, handhaving van de reeds toegekende productienummers (epn's).

IV.III Documentatie

De kwaliteitseisen voor documentatie hebben betrekking op gebruikersdocumentatie, de beschrijving van
de te volgen procedures en de beschrijvingen van de toegepaste datastructuren.

1. Gebruikersdocumentatie

  • Gebruikersdocumentatie is in het Nederlands
  • Gebruikersdocumentatie is actueel
  • Voor de web interface wordt gebruikersdocumentatie uitsluitend geleverd als online help
  • Het taalgebruik in de online help is gericht op de gebruikersgroep: medewerkers zonder bibliotheekervaring
  • Voor bibliotheekmedewerkers worden een specialistische handleiding opgesteld voor het opschonen van mogelijk dubbel ingevoerde namen

2. Procedurebeschrijvingen

  • De procedurebeschrijvingen zijn in het Nederlands
  • Het taalgebruik van de procedurebeschrijvingen is gericht op de gebruikersgroep: beheerders van onderzoekdatabanken
  • Procedurebeschrijvingen zijn benodigd voor:
    • Aanleveren van initiële vullingen in de voorgeschreven datastructuur
    • Aanleveren van dagelijkse wijzigingen in de voorgeschreven structuur
    • Behandeling van fouten

3. Documentatie van datastructuren

  • Documentatie van Metis datastructuren en het thesaurus format is in het Nederlands
  • Documentatie van het thesaurus format is een onderdeel van de algemene thesaurus documentatie en toegankelijk via de OCLC Pica website

IV.IV Systeemeisen

De volgende kwaliteitseisen worden aan de technische infrastructuur gesteld:

1. Ondersteunde browsers
In beginsel kunnen alle browsers gebruikt worden die CSS (Cascading Style Sheets) ondersteunen:

  • Internet Explorer vanaf v5.0
  • Netscape vanaf v6.1
  • Mozilla vanaf v1.0
  • Firefox vanaf v1.0
  • Opera vanaf v6.0
  • Safari vanaf v1.0

2. Catalogiseer client WinIBW

  • WinIBW 2.x met gebruik van Intermarc tekenset (Pica tekenset)
  • WinIBW 3.x met gebruik van UTF8 tekenset

3. Tekenset

  • Voor web interface: UTF8
  • Voor WInIBW: Intermarc (WinIBW 2.x) of UTF8 (WinIBW 3.x)

V Appendix: Samenvoegen en splitsen van thesaurusrecords

Bij de initiële vulling van Naams- en onderzoekgegevens worden onderzoeksblokken aan namen in de
thesaurus toegevoegd en worden nieuwe namen met onderzoeksblokken aangemaakt. De laatste categorie
bestaat uit twee onderdelen: namen die bij de aanwezigheidscontrole niet zijn gevonden en namen waarbij
de software geen besluit kon nemen over het al dan niet aanwezig zijn. Namen die tot de laatste groep
behoren zijn ingevoerd met een speciale status, de B-status en hebben een extra veld waarin het PPN is
opgenomen van de naam die de meeste gelijkenis vertoont met de ingevoerde naam. De namen met een
B-status dienen online geanalyseerd en opgelost te worden. Voor het samenvoegen en splitsen van namen
is specifieke vakkennis noodzakelijk die gewoonlijk alleen in de bibliotheek van een onderzoeksinstelling
beschikbaar is. Bibliotheekmedewerkers gebruiken voor hun dagelijks werkzaamheden met het Pica sys-
teem WinIBW, een windows client uitgerust met specifieke functies voor het bewerken van titelbeschrijving-
en en thesaurusrecords. WinIBW zal ook voor het samenvoegen en splitsen van namen van onderzoekers
gebruikt worden. Hiervoor zullen een aantal WinIBW scripts vervaardigd worden die hieronder worden
beschreven.

Samenvoegen en splitsen van thesaurusrecords kan ook nodig zijn bij namen die geen B-status hebben.
Die gevallen lijken meer op de opschoonacties die met name door medewerkers van de Koninklijke Biblio-
theek worden uitgevoerd. De voor deze acties benodigde handelingen blijven hier vooralsnog buiten
beschouwing. Indien nodig kunnen hiervoor later nog één of meer scripts vervaardigd worden.

Namen met een B-status hebben een aparte index die is opgebouwd uit de elementen van het Pica+ veld
038L (zie #Velden op gemeenschappelijk niveau). Deze index zorgt er voor dat elke onderzoeksinstelling in
één zoekactie alle 'eigen' B-records kan verzamelen, die vervolgens met WinIBW bekeken kunnen (De functie die voor B-titels wordt gebruikt, waarbij men op basis van 038L twee titels naast elkaar op het scherm kan bekijken en waar men door OK of NOK aan te klikken kan aangeven of de titels al dan niet gelijk zijn, wordt voor namen niet geschikt
geacht, omdat bij titels de verdere afhandeling via complexe batch procedures plaats vindt, die voor namen niet nodig zijn.)
worden. Deze online controle dient uit te wijzen of een naam met B-status wel of niet dubbel is. Voor beide
situaties zal een script beschikbaar zijn dat er voor zorgt dat de gewenste situatie met zo weinig mogelijke
manuele handelingen gerealiseerd kan worden.

Als geconstateerd wordt dat een naam dubbel is, moeten twee thesaurusrecords worden samengevoegd
tot één. Daarbij geldt de volgende basisregel:
- Indien één van de twee namen gekoppeld is aan titelbeschrijvingen in het GGC, dient deze naam
gehandhaafd te worden en dienen gegevens van de andere naam te worden overgeheveld  .
- Als geen van de dubbele namen aan titelbeschrijvingen is gekoppeld, kan men zelf bepalen welke
naam de voorkeur moet krijgen.
In beide gevallen moeten de onderzoeksblokken naar de voorkeursnaam worden overgeheveld, waarna de
andere naam verwijderd kan worden.

Voor het hevelen van onderzoeksblokken naar de voorkeursnaam wordt een script ter beschikking gesteld
dat de volgende functionaliteit zal hebben:
- Leest het PPN in veld 038L (PPN van voorkeursnaam),
- Leest het PPN van de naam met B-status

- Plakt het PPN van de naam met B-status in veld 103Z- Gebruikt het PPN van de voorkeursnaam in het hevelcommando dat ervoor zorgt dat alle onderzoeks-
blokken van de betreffende onderzoeksinstelling aan de voorkeursnaam worden gekoppeld (Hevelen is in de huidige versie van het systeem alleen bij titels mogelijk; in afwachting van de volgende versie zal het hevelen
in het script tijdelijk worden vervangen door een Delete bij de B-naam, gevolgd door een Insert bij de voorkeursnaam.)
- Genereert een verwijdercommando (inclusief de afgedwongen herbevestiging) voor de naam met de B-
status.
- Keert terug naar de volgende regel in het overzicht van namen met B-status, zodat er met de volgende
naam kan worden doorgegaan.

In de toekomst kan het voorkomen dat er dubbele namen gevonden worden met onderzoeksblokken van
verschillende onderzoeksorganisaties, dus van verschillende ILN's. In die gevallen kan men alleen de
'eigen' onderzoeksblokken hevelen naar de voorkeursnaam. Indien een naam verwijderd moet worden
waaraan onderzoeksblokken zijn toegevoegd van een ander ILN, dient de betreffende onderzoeksinstelling
daarvan op de hoogte te worden gebracht. Zonodig kan hiervoor later nog een script vervaardigd worden.

Als een naam met B-status niet dubbel is, dient de B-status ongedaan te worden gemaakt. Hiervoor wordt
een script gemaakt dat de volgende functionaliteit zal hebben:
- Activeert de WinIBW editor voor de betreffende naam.
- Verandert de B in veld 005 in een 'x' waardoor de B-status ongedaan is gemaakt.
- Verwijdert veld 038L (796).
- Stuurt de gemuteerde naam naar de server.
- Keert terug naar de volgende regel in het overzicht van namen met B-status, zodat er met de volgende
naam kan worden doorgegaan.


  • No labels