FAQ OCRE-aanbesteding

Wat verandert er precies?

De huidige publieke cloudaanbieders in SURFcumulus komen voort uit een pan-Europese aanbesteding (voor 36 landen en 10.000 instellingen) uit 2016. In de loop van 2020 zijn onder deze aanbesteding geen nieuwe gebruiksovereenkomsten meer af te sluiten. Om instellingen ook in de toekomst gecontinueerde toegang te geven tot diensten van publieke cloudaanbieders bereiden we een nieuwe pan-Europese aanbesteding voor waarvan de diensten naar verwachting vanaf midden Q3 2020 te gebruiken zijn.

Wat gebeurt er met de huidige kortingen en voorwaarden?

Zoals bij elke aanbesteding geldt dat resultaten uit het verleden geen garanties bieden voor de toekomst. De nieuwe aanbesteding zal wel overeenkomstige eisen en wensen bevatten als die van 2016. De voorwaarden worden in de aanbesteding gedicteerd en deze zullen naar verwachting vergelijkbaar zijn met de huidige. Over kortingen kunnen we geen garanties geven, dat is aan de inschrijvende partijen, die natuurlijk wel de onderlinge concurrentiepositie zullen meenemen en daarnaast zullen kijken naar de rol van SURF en de significante omzet die we nu al in Nederland zien.

Specifiek voor Microsoft Azure:

Uitleg Microsoft Azure kortingen:

• Microsoft resellers hebben ingeschreven op de GÉANT aanbesteding in 2016.
• Onder deze raamovereenkomsten (contractdatum 1 januari 2017) kunnen in de eerste 45 maanden van de looptijd Nadere Overeenkomsten worden afgesloten met een looptijd van maximaal 4 jaar.
• Alle Microsoft resellers die inschreven gaven aan dat de kortingen op 31 december 2020 vervallen ongeacht de looptijd van de Nadere Overeenkomst.
• SURF heeft in 2017 een minicompetitie gehouden onder de Microsoft Azure resellers (contractdatum 17 november 2017) voor een periode van 1 jaar met een optie tot verlenging van 1 jaar gevolgd door een optie voor 3 jaar. Hierdoor is rechtmatig gebruik mogelijk tot november 2022

Voor het rechtmatig gebruik van Microsoft Azure binnen instellingen:

• We achten de kans bijna uitgesloten dat Microsoft resellers niet (of niet succesvol) zullen inschrijven op de OCRE aanbesteding.
• Mocht deze situatie toch ontstaan dan zal SURF (alleen of met een beperkte set landen) een eigen aanbesteding publiceren om het Microsoft Azure aanbod met kortingen te kunnen continueren.
• Ongeacht de uitkomsten daarvan kunnen bij SURF aangesloten instellingen rechtmatig Microsoft Azure gebruiken tot november 2022, waarbij enkel de korting kan komen te vervallen op 1 december 2020.

Wat gebeurt er met mijn huidige overeenkomst?

Er zijn hier twee overeenkomsten te onderscheiden:

1. De SURFcumulus Bijlage tussen de instelling en SURFnet voor de dienst SURFcumulus. Deze loopt voor bijna alle instellingen tot 1 april 2020. Binnenkort ontvangen alle instellingen een nieuwe overeenkomst die aansluit (qua modellen en tarieven) op de nieuwe SURFcumulus dienstbeschrijvingen waarvan de tarieven goedgekeurd ijn door de leden van SURF.. Deze zal op 1 april in werking treden en dient daarvoor getekend retour te zijn gestuurd.
2. De overeenkomst voor het gebruik van de publieke cloud aanbieders onder SURFcumulus. Deze Call of Agreements zullen op termijn vervangen worden door de uitkomsten uit de OCRE-aanbesteding. Voor de drie meest gebruikte aanbieders geldt het volgende:
   1. AWS: De Call off Agreements zullen (voor zover ze in Q1 of Q2 aflopen) verlengd worden zodat een instelling gewaarborgd is van een rechtmatige overeenkomst. Wanneer de OCRE-uitkomsten beschikbaar zijn zal bekeken worden de (contractuele) migratie (zonder down-time) kan plaatsvinden
   2. Microsoft Azure: levering is (zoals beschreven bij vraag 2) rechtmatig mogelijk via de SURF afgesloten overeenkomst tot november 2022. Wanneer de uitkomsten van de OCRE-aanbesteding bekend zijn zal bekeken worden hoe we hier optimaal gebruik van kunnen maken.

• Vancis: De meeste Call off Agreements met Vancis lopen per 1 april 2020 af, voordat de OCRE-uitkomsten bruikbaar zijn. We adviseren om gedurende Q1 2020 nieuwe af te sluiten zodat rechtmatig gebruik geborgd is.

De service delivery manager zijn hiervoor verantwoordelijk en zullen per instelling een overzicht opstellen van de lopende overeenkomsten en advies geven.

Wat gebeurt er als er geen succesvolle aanbesteding komt?

Bovenstaande stappen geven aan dat continuatie van rechtmatig gebruik tot eind 2022 (voor Microsoft Azure) en eind 2023 (voor de andere aanbieders) gegarandeerd is. Mocht de nieuwe pan-Europese aanbesteding om welke reden dan ook mislukken dan zal SURF (al dan niet met enkele andere landen) een eigen aanbesteding publiceren.

Kan ik de huidige overeenkomst verlengen, zo ja voor hoe lang?

Nee, verlengen kan niet maar we kunnen wel (tegen gelijke condities) nieuwe afsluiten voor alle aanbieders behalve Microsoft Azure. Het overzetten van de draaiende diensten is dan een papieren exercitie wat geen downtime tot gevolg zal hebben. Zie vraag 3, antwoord B voor het te volgen proces.

Wat houdt een verlenging in?

Het aangaan van een nieuwe overeenkomst met dezelfde leverancier onder gelijke condities waarna het gebruik (de servers, storage en services) verplaatst kan worden naar deze nieuwe overeenkomst is de facto een verlenging.

Hoe groot is de kans dat mijn huidige leverancier inschrijft (Vancis en Microsoft)

Die kans is erg groot aangezien beide daar reden toe hebben gezien het huidige gebruik. Daarnaast zal de nieuwe aanbesteding naar verwachting niet wezenlijk anders zijn dan de aanbesteding in 2016.

Welke partijen gaan zich inschrijven?

Dat weten we natuurlijk pas wanneer de inschrijving gesloten is. Maar het is de verwachting dat de meest gebruikte leveranciers wederom inschrijven. Daarnaast hebben andere bekende cloud-aanbieders aangegeven zeer geïnteresseerd te zijn om in te schrijven.

Wat is de relatie tussen de nieuwe dienstenbeschrijving en de aanbesteding

De nieuwe dienstbeschrijving geeft informatie over de aanbesteding en de tarieven. De nieuwe SURFcumulus Bijlage zal daarop aansluiten. Er is er echter formeel geen relatie tussen de nieuwe dienstenbeschrijving en de aanbesteding.

Wanneer kan ik de resultaten van de OCRE-aanbesteding verwachten?

Het is de verwachting dat de resultaten van de OCRE aanbesteding pas in de loop van Q3 2020 beschikbaar komen.
Leveranciers en het OCRE-team hebben last van de effecten van de Corona pandemie. We willen leveranciers alle gelegenheid geven om een goede inschrijving te doen. De tijd voor inschrijving zal beduidend langer zijn als normaal omdat we ons beseffen dat beschikbaarheid van een bid team, de juridische ondersteuning en intern akkoord krijgen op pricing modellen langer zal duren als normaal. We verwachten dat ook de beoordeling van de inschrijvingen langer zal duren dan normaal.