Als organisatie kun je (samenwerkings)groepen vastleggen. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij het inschrijven voor een cursus. Alle studenten die zich inschrijven, zitten op dat moment in dezelfde groep. Vervolgens kun je de toegang tot de benodigde ICT-hulpmiddelen regelen voor de hele groep. Dit is vooral prettig als dezelfde groep toegang moet hebben tot meerdere hulpmiddelen: een discussieforum, een Elektronische Leeromgeving (ELO), een videodienst, enzovoort.

Als je geen groepen gebruikt, moet je elke gebruiker individueel aan elke dienst toevoegen. Dit kost niet alleen veel tijd, maar kan ook voor problemen zorgen. Als een student bijvoorbeeld vroegtijdig met de cursus stopt, moet iemand deze student overal individueel verwijderen bij elke dienst. Je moet dan goed bijhouden welke diensten überhaupt voor die cursus worden gebruikt. Als je groepen gebruikt, heb je dit probleem niet. Je hoeft dan alleen maar de gebruiker uit de groep te verwijderen om te zorgen dat die gebruiker geen toegang meer heeft tot de diensten.

Hoe werkt het?

Sommige diensten ondersteunen het gebruik van groepen. Zo’n dienst kan vervolgens aan SURFconext 2 soorten verzoeken doen:

  1. Wie zit in groep X?
  2. In welke groepen zit gebruiker Y?

In het geval van het 1e type verzoek bestaat er onderscheid tussen extern beheerde groepen (bijvoorbeeld bij de Identity Provider zelf) en in SURFconext beheerde groepen (SURFconext-teams). Als het een SURFconext-team is, beantwoordt SURFconext het verzoek zelf. Als je de groep binnen jouw organisatie beheert (extern beheerde groep), vraagt SURFconext deze informatie direct op uit het Identity Provider-systeem van jouw organisatie. Dit is mogelijk als er sprake is van een extra koppeling voor groepen, naast de ‘standaard’ SURFconext-koppeling voor individuele gebruikers.

Voor het 2e type verzoek raadpleegt SURFconext altijd SURFconext-teams. Als er voor jouw organisatie een groepskoppeling bestaat, wordt deze ook geraadpleegd. Het antwoord van dit verzoek bestaat dus uit een lijst met alle groepen (zowel SURFconext-teams als extern beheerde groepen) waarvan de desbetreffende gebruiker lid is.

Praktijkvoorbeeld

Je kunt interne diensten (diensten die alleen voor gebruikers van jouw eigen organisatie beschikbaar moeten zijn) via SURFconext koppelen (bijvoorbeeld roosterapplicaties, cijfersystemen, portals, enzovoort). Deze diensten kunnen dan onderscheid maken in groepen gebruikers. SURFconext kan dit onderscheid in groepen overnemen. Dit wordt al volop in de praktijk gebruikt door Avans Hogeschool. Benieuwd hoe en waarvoor Avans groepen gebruikt? Klap de case hieronder op:


Avans Hogeschool

Avans Hogeschool zet SURFconext in om samenwerking binnen de Avans-portaal mogelijk te maken. Studenten, docenten en onderzoekers creëren per samenwerkingsgroep een eigen samenwerkingsomgeving. Eén keer inloggen met het instellingsaccount in iAvans is voldoende om toegang te krijgen tot alle samenwerkingsomgevingen waartoe de gebruiker behoort.

Portal iAvans
iAvans is de portal voor alle studenten, docenten en onderzoekers van Avans Hogeschool. Deze gebruikers krijgen via iAvans toegang tot gepersonaliseerde informatie. Ze kunnen gebruikmaken van diverse diensten. Avans Hogeschool heeft diverse proofs of concept uitgewerkt om de mogelijkheden van de SURFconext-infrastructuur te ontdekken. De hogeschool wilde een extra component inbouwen om samenwerking binnen iAvans mogelijk te maken.

Gadgets
Tijdens de pilot is als eerste de Liferay Portal (iAvans) geschikt gemaakt voor het plaatsen van 'gadgets' van online applicaties die via de SURFconext-infrastructuur toegankelijk zijn. Zo kunnen studenten, docenten en onderzoekers in hun eigen Avans-portaal gebruikmaken van zowel instellingsdiensten als clouddiensten. Gebruikers gaven zelf aan welke diensten zij graag wilden toevoegen.

Groepsmanagement
Avans Hogeschool vindt vooral de functionaliteit 'groepsmanagement' van SURFconext een mooie toevoeging voor iAvans: een groep hoeft maar op 1 plek aangemaakt en beheerd te worden, en werkt door in alle gekoppelde applicaties. Het is nu mogelijk om teams samen te stellen en deze in te zetten bij verschillende samenwerkingsapplicaties. Gebruikers creëren een eigen samenwerkingsomgeving met voor het team relevante diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten als videoconferencing, agendabeheer en docsharing. In de praktijk betekent dit dat gebruikers met hun instellingsaccount kunnen inloggen en naast hun gepersonaliseerde informatie alle relevante informatie voor hun teams te zien krijgen. Ook voor de samenwerkingsomgevingen geldt dat gebruikers zelf kunnen aangeven welke diensten zij relevant vinden.


Technische handleiding

Op de pagina Group Provider koppelen aan SURFconext kun je lezen hoe je een extra groepskoppeling maakt tussen jouw organisatie en SURFconext.